Bài giảng1.2 Chương 2 – Phương pháp chứng từ kế toán


Như đã trình bày ở chương 1, công tác kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động cho các đối tượng quan tâm sử dụng để ra quyết định.

Việc thu thập số liệu liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của một đơn vị là dựa vào các chứng từ do đơn vị tự phát hành hoặc tiếp nhận từ các đơn vị bên ngoài thông qua các quan hệ kinh tế phát sinh với đơn vị.

Chẳng hạn, khi đơn vị mua vật tư, hàng hóa, tài sản hoặc các dịch vụ từ các nhà cung cấp, đơn vị sẽ nhận được hóa đơn của nhà cung cấp để làm bằng chứng cho giao dịch về họ đã bán cho đơn vị vật tư, hàng hóa, tài sản, dịch vụ; ngược lại, khi đơn vị chi tiền để trả tiền mua vật tư, hàng hóa, tài sản hoặc dịch vụ, đơn vị sẽ viết phiếu chi để làm bằng chứng cho giao dịch đã được thanh toán. Như vậy, có thể nói, chứng từ là phương tiện chứng minh cho tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế, là phương tiện thông tin về kết quả của nghiệp vụ kinh tế đó; nó là cơ sở để ghi sổ kế toán có liên quan.

Tuy nhiên, chứng từ có nhiều loại khác nhau và có những quy định về tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ theo mỗi loại chứng từ. Trong chương này sẽ giúp chúng ta hiểu rõ hơn về vấn đề này.

2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ
2.1.1. Khái niệm và các yếu tố cấu thành phương pháp chứng từ
2.1.1.1. Khái niệm

Chứng từ kế toán là phương pháp thông tin và kiểm tra sự phát sinh và hoàn thành của các nghiệp vụ kinh tế; qua đó sẽ thông tin và kiểm tra về hình thái và sự biến động của từng đối tượng kế toán cụ thể.

Theo Khoản 7, Điều 4 của Luật Kế toán thì: Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh những nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.

Như vậy, thực chất của chứng từ kế toán là những giấy tờ được in sẵn theo mẫu quy định; chúng được dùng để ghi chép những nội dung vốn có của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã hoàn thành trong quá trình hoạt động của đơn vị, gây ra sự biến động đối với các loại tài sản, nguồn vốn cũng như các đối tượng kế toán khác. Mặt khác, chứng từ kế toán còn có thể được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như: các băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán .v.v., gọi chung là chứng từ điện tử. Chứng từ điện tử phải có đủ các nội dung quy định cho chứng từ kế toán và phải được mã hoá bảo đảm an toàn dữ liệu điện tử trong quá trình xử lý, truyền tin và lưu trữ.

Cần lưu ý rằng, đối với chứng từ điện tử, phải đảm bảo tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải có biện pháp quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, thâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định. Chứng từ điện tử khi bảo quản, được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng khi cần thiết.

2.1.1.2. Các yếu tố cấu thành

Phương pháp chứng từ được cấu thành từ hai yếu tố cơ bản:

– Hệ thống bản chứng từ kế toán: là hệ thống biểu mẫu chứng từ quy định cho các loại chứng từ kế toán trong quá trình ghi chép chứng từ, để chứng minh tính hợp pháp của việc hình thành các nghiệp vụ kinh tế thuộc đối tượng hạch toán kế toán và làm căn cứ để ghi sổ kế toán.

– Chương trình luân chuyển chứng từ: là chu trình phản ánh các chứng từ kế toán được ghi nhận và xử lý trong quá trình hạch toán kế toán, để phản ánh sự vận động và trạng thái của đối tượng hạch toán kế toán.

Chẳng hạn, chương trình luân chuyển chứng từ về bán hàng và thu tiền: Khi bán hàng, nhân viên kế toán phụ trách bán hàng sẽ viết hóa đơn bán hàng gồm có 3 liên (liên 1 màu tím, liên 2 màu đỏ và liên 3 màu xanh); liên 1 lưu lại trong tập hóa đơn, liên 2 giao cho khách hàng mua, còn liên 3 dùng để hạch toán nội bộ. Kế toán bán hàng lấy liên chuyển cho thủ kho để thủ kho làm căn cứ xuất kho và viết phiếu xuất kho; như vậy, phiếu xuất kho sẽ là căn cứ để phản ánh giá vốn hàng hóa đã bán, còn hóa đơn sẽ phản ánh doanh thu hàng hóa đã bán. Nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt thì Kế toán bán hàng sẽ chuyển hóa đơn cho Kế toán tiền mặt để kế toán tiền mặt làm căn cứ viết phiếu thu và thu tiền; còn nếu khách hàng mua nợ thì sẽ chuyển hóa đơn cho kế toán công nợ để ghi sổ và theo dõi thu hồi nợ.

Qua chương trình trên ta thấy đã có sự sắp xếp, phân công lao động kế toán để ghi nhận và xử lý các sự việc phát sinh trong bán hàng và thu tiền thông qua các chứng từ minh chứng cụ thể là hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho và phiếu thu tiền.v.v.

2.1.2. Vai trò và tác dụng của chứng từ kế toán

– Phương pháp chứng từ thích ứng với tính đa dạng và biến động liên tục của đối tượng hạch toán kế toán; có khả năng theo sát từng nghiệp vụ, sao chụp nguyên hình các nghiệp vụ đó trên các bản chứng từ để làm cơ sở cho công tác hạch toán kế toán và xử lý thông tin từ các nghiệp vụ đó.

– Hệ thống bản chứng từ hợp pháp là căn cứ pháp lý cho việc bảo vệ tài sản, xác minh tính hợp pháp trong giải quyết các mối quan hệ kinh tế – pháp lý thuộc đối tượng của hạch toán kế toán; làm căn cứ cho việc kiểm tra, thanh tra hoạt động sản xuất kinh doanh và là căn cứ pháp lý cho mọi thông tin kế toán.

– Phương pháp chứng từ là phương tiện thông tin hỏa tốc phục vụ công tác lãnh đạo nghiệp vụ ở đơn vị hạch toán và phân tích kinh tế.

– Chứng từ là cơ sở để phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng hạch toán cụ thể.

– Việc theo sát các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về quy mô, thời gian, địa điểm, trách nhiệm vật chất của các đối tượng có liên quan khi thể hiện trên chứng từ góp phần thực hiện tốt việc hạch toán kinh doanh, khuyến khích lợi ích vật chất gắn liền với trách nhiệm vật chất.

– Chất lượng thông tin của chứng từ sẽ quyết định chất lượng thông tin của sổ sách và báo cáo kế toán.

Từ tầm quan trọng nêu trên nên phương pháp chứng từ kế toán phải được áp dụng trong tất cả các đơn vị hạch toán như: các đơn vị sản xuất kinh doanh, cơ quan nhà nước, các tổ chức – đoàn thể xã hội khác.v.v.

2.2. HỆ THỐNG BẢN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
2.2.1. Khái niệm và các yếu tố của bản chứng từ

Bản chứng từ: là phương tiện chứng minh bằng giấy tờ hoặc dữ liệu điện tử về sự phát sinh và hoàn thành của nghiệp vụ kinh tế tài chính tại một hoàn cảnh (không gian, thời gian) nhất định; nó chứng minh cho tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, đồng thời thông tin về kết quả của nghiệp vụ kinh tế đó.
Nội dung của một bản chứng từ gồm 2 yếu tố: các yếu tố cơ bản và các yếu tố bổ sung.

Các yếu tố cơ bản: là các yếu tố bắt buộc phải có trong tất cả các loại chứng từ, là căn cứ chủ yếu đảm bảo về tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ; là cơ sở để chứng từ thực hiện chức năng thông tin về kết quả của nghiệp vụ. Các yếu tố cơ bản bao gồm:

  • Tên của chứng từ: Thể hiện khái quát loại nghiệp vụ kinh tế mà chứng từ đó phản ánh.
  • Tên, địa chỉ của đơn vị, cá nhân có liên quan đến nghiệp vụ: Nhằm mục đích heo dõi và kiểm tra về trách nhiệm của những đối tượng có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế đó.
  • Ngày chứng từ & số chứng từ: Ngày tháng ghi trên chứng từ là yếu tố quan trọng chứng minh tính hợp lý về mặt thời gian; là căn cứ để xác định thời gian ghi sổ kế toán, thời gian lưu trữ và hủy chứng từ. Số chứng từ bao gồm ký hiệu và số thứ tự của chứng từ; có thể in sẵn hoặc người viết chứng từ sẽ ghi.
  • Nội dung kinh tế cụ thể của nghiệp vụ: Nội dung kinh tế của nghiệp vụ cần ghi
    đầy đủ, ngắn gọn nhưng phải đảm bảo tính thông dụng và dễ hiểu.
  • Quy mô của nghiệp vụ kinh tế về số lượng & giá trị: Quy mô về số lượng phải
    thể hiện được đơn vị đo lường và phần chỉ tiêu giá trị được viết đồng thời bằng số và
    bằng chữ.
  • Tên, chữ ký của những người chịu trách nhiệm thi hành và phê duyệt nghiệp vụ: Trên chứng từ tối thiểu phải có hai chữ ký, những đối tượng thực hiện nghiệp vụ phải ký trực tiếp trên tất cả các liên của chứng từ, tuyệt đối không được ký qua giấy than. Trong trường hợp liên quan đến tư cách pháp nhân của đơn vị kế toán thì phải có tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của đơn vị và đóng dấu đơn vị.

Các yếu tố bổ sung: là những yếu tố không bắt buộc phải ghi khi lập chứng từ; đây là những yếu tố có vai trò thông tin thêm nhằm làm rõ các đặc điểm cá biệt của từng loại nghiệp vụ hoặc giúp phân định trong công tác kế toán như:

– Quan hệ của chứng từ đến các loại sổ sách kế toán, phần hành kế toán;
– Phương thức thanh toán, thời hạn bảo hành, điều kiện giao hàng…

Ví dụ minh họa chứng từ

– Mẫu Hóa đơn GTGT

– Mẫu phiếu thu tiền

2.2.2. Phân loại chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán có thể được phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau tùy theo yêu cầu về cung cấp thông tin của quản lý và hạch toán kế toán. Việc phân loại chứng từ có thể được khái quát cụ thể như sau:

2.2.2.1. Phân loại theo công dụng của chứng từ

Theo cách phân loại này, người ta chia các chứng từ trong doanh nghiệp thành 4 loại cơ bản như sau:

1. Bản chứng từ mệnh lệnh
Bản chứng từ mệnh lệnh là chứng từ dùng để ra lệnh cho việc thực thi một công việc nào đó trong doanh nghiệp; nó chứng minh cho nghiệp vụ sẽ xảy ra trong tương lai. Do vậy, tại thời điểm lập chứng từ, nó chưa có kết quả của nghiệp vụ đó, cho nên nó không là căn cứ để ghi sổ kế toán.
Ví dụ: Lệnh chi tiền mặt, lệnh xuất kho vật tư, ủy nhiệm chi, …

2. Bản chứng từ thực hiện
Chứng từ thực hiện là chứng từ chứng minh nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra và đã hoàn thành (đã có kết quả); do đó nó có đủ căn cứ pháp lý để tiến hành ghi vào sổ kế toán.
Ví dụ: Phiếu chi tiền mặt, phiếu xuất kho vật tư, hoá đơn bán hàng,…

3. Bản chứng từ liên hợp
Chứng từ liên hợp là chứng từ mà trong có chứa đựng từ hai chức năng trở lên; hay nói một cách khác, nó vừa là căn cứ để ghi sổ cho nghiệp vụ này, lại vừa làm căn cứ để ghi sổ cho nghiệp vụ khác.
Ví dụ: Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho,…

4. Bản chứng từ thủ tục kế toán
Chứng từ thủ tục kế toán là chứng từ dùng để làm thủ tục cho việc nghi nhận một hoặc một số nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh vào sổ kế toán; do vậy, bản chứng từ này chỉ được ghi sổ kế toán khi có kèm theo chứng từ gốc.
Ví dụ: Bảng kê phiếu chi tiền mặt, bảng kê nhập vật tư,…

2.2.2.2. Phân loại theo địa điểm lập chứng từ

Theo cách phân loại này, người ta chia chứng từ thành 2 loại:
– Chứng từ bên trong (do đơn vị tự lập ra)
– Chứng từ bên ngoài (do các đơn vị bên ngoài lập & chuyển đến doanh nghiệp theo các nghiệp vụ phát sinh với doanh nghiệp)

2.2.2.3. Phân loại theo mức độ khái quát của chứng từ

Theo cách phân loại này, người ta chia chứng từ thành 2 loại:
– Chứng từ ban đầu (là chứng từ gốc, chứng từ trực tiếp)
– Chứng từ tổng hợp (là tổng hợp cho nhiều chứng từ gốc như: bảng kê,…)

2.2.2.4. Phân loại theo số lần ghi nghiệp vụ kinh tế trong chứng từ

Theo cách phân loại này, người ta chia chứng từ thành 2 loại:
– Chứng từ ghi 1 lần như: Hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, …
– Chứng từ ghi nhiều lần (cộng dồn nhiều lần ghi) như: Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức, Bảng kê, Bảng chấm công,…

2.2.2.5. Phân loại theo tính chất pháp lý

Theo cách phân loại này, người ta chia chứng từ thành 2 loại:

– Chứng từ bắt buộc: là những chứng từ đã được Nhà nước chuẩn hóa về quy cách, biểu mẫu, chỉ tiêu phản ánh, mục đích và phương pháp lập. Các chứng từ này được áp dụng thống nhất cho các lĩnh vực và các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế như:
Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Phiếu chi,…

– Chứng từ hướng dẫn: là những chứng từ sử dụng trong nội bộ đơn vị. Đối với những chứng từ này Nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành, các thành phần kinh tế trên cơ sở đó vận dụng vào từng trường hợp cụ thể cho phù hợp như: Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho, Giấy thanh toán hoàn ứng,…

2.2.2.6. Phân loại theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ

Theo cách phân loại này, người ta chia chứng từ dựa theo các phần hành kế toán như sau:
– Chứng từ về tiền mặt
– Chứng từ về tiền gửi ngân hàng
– Chứng từ về tài sản cố định
– Chứng từ về lao động, tiền lương
– Chứng từ về vật tư, hàng hóa
– Chứng từ về tiêu thụ,…

2.2.2.7. Phân loại theo tính cấp bách của nghiệp vụ

Theo cách phân loại này, người ta chia chứng từ thành 2 loại:
– Chứng từ bình thường (thực hiện theo quy định chung)
– Chứng từ báo động (nội dung công việc của chứng từ cần thực hiện gấp)

2.3. TỔ CHỨC CÔNG TÁC LẬP VÀ XỬ LÝ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

2.3.1. Tổ chức công tác lập chứng từ kế toán
Trên cơ sở chế độ về chứng từ kế toán do Bộ Tài chính quy định, Kế toán trưởng doanh nghiệp có trách nhiệm tổ chức việc lập chứng từ kế toán ở tất cả các bộ phận của đơn vị.

Khi lập chứng từ kế toán cần chú ý các quy định trong Luật Kế toán như sau:

1. Các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.

2. Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ, rõ ràng, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu chứng từ.

Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có quy định mẫu thì kế toán đơn vị phải tự lập chứng từ nhưng phải có đầy đủ nội dung quy định.

3. Nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính khi thể hiện trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải viết bằng bút mực, số và chữ viết phải liên tục không ngắt quãng, chỗ còn trống phải gạch chéo bỏ đi. Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai và ghi chữ “hủy” trên chứng từ; “chứng từ hủy bỏ” phải có đầy đủ các liên theo quy định của từng loại chứng từ.

4. Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.
Chứng từ kế toán khi gửi cho các tổ chức, cá nhân bên ngoài đơn vị thì liên gửi cho bên ngoài bắt buộc phải có đóng dấu của đơn vị.

5. Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.

6. Riêng chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định tại điều 18 của Luật Kế toán và phải được in ra giấy và lưu trữ theo quy định tại điều 40 của Luật Kế toán. Khi ký chứng từ kế toán cần chú ý các quy định trong Luật Kế toán như sau:

  • Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký cho từng liên và bằng bút mực. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký được khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất với nhau.
  • Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký. Nghiêm cấm việc ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đầy đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.
  • Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định.
  • Riêng chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện.

2.3.2.2. Tổ chức luân chuyển chứng từ

Chứng từ kế toán được lập ở nhiều bộ phận trong đơn vị; do đó, để phục vụ cho công tác quản lý và công tác kiểm tra ghi sổ kế toán, chứng từ kế toán luôn phải vận động từ bộ phận này sang bộ phận khác theo một trật tự nhất định tùy thuộc vào từng loại chứng từ và nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Việc vận động này tạo thành một chu trình gọi là sự luân chuyển của chứng từ.

Chương trình luân chuyển của một chứng từ được hiểu là đường đi đã được xác lập trước cho mỗi loại chứng từ nhằm mục đích cung cấp thông tin & ghi sổ kế toán.

Chương trình luân chuyển chứng từ được bắt đầu từ khâu lập chứng từ (hoặc tiếp nhận chứng từ từ bên ngoài) cho tới khâu lưu trữ & huỷ chứng từ.

Về cơ bản, các giai đoạn của tổ chức quá trình luân chuyển chứng từ như sau:

– Lập chứng từ hoặc tiếp nhận các chứng từ đã lập từ bên ngoài;

– Kiểm tra chứng từ về nội dung và hình thức (chủ yếu kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ qua các yếu tố cơ bản của chứng từ);

– Sử dụng chứng từ để cung cấp thông tin & ghi sổ kế toán;

– Bảo quản & sử dụng lại chứng từ trong kỳ hạch toán;

– Đưa vào lưu trữ chứng từ (theo thời gian quy định) & huỷ chứng từ (khi hết hạn lưu trữ).

Minh họa về chương trình luân chuyển chứng từ chi tiền mặt trong doanh nghiệp:


Trong thực tế, việc tổ chức luân chuyển chứng từ có thể không giống nhau giữa các đơn vị do có sự khác biệt nhau về đặc điểm kinh doanh, tổ chức sản xuất, quy mô nghiệp vụ, hệ thống kiểm soát nội bộ,…; nhưng nhìn chung việc tổ chức luân chuyển chứng từ cần được xây dựng trên cơ sở chế độ chứng từ do Nhà nước quy định và có sự điều chỉnh cho thích hợp với đặc điểm riêng của từng đơn vị.

2.3.2.3. Tổ chức công tác lưu trữ và bảo quản chứng từ kế toán

Theo quy định của Luật Kế toán:

Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật. Chỉ có cơ quan Nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán; khi tạm giữ hoặc tịch thu chứng từ kế toán phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, tịch thu và ký xác nhận trên chứng từ sao chụp; đồng thời lập biên bản nêu rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc tịch thu rồi niên phong và ký tên, đóng dấu.

Về quy định lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán:

1. Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm gồm:

Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành thường xuyên của đơn vị kế toán; không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán & lập báo cáo tài chính được lưu trữ tối thiểu 5 năm tính từ khi kết thúc kỳ kế toán năm và những chứng từ này không lưu trong tập tài liệu kế toán của Phòng Kế toán.

2. Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm gồm:

a. Các chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán và tài liệu khác có liên quan đến ghi sổ kế toán & lập báo cáo tài chính; kể cả báo cáo kiểm toán và báo cáo kiểm tra kế toán

b. Tài liệu kế toán có liên quan đến thanh lý tài sản cố định, thành lập đơn vị, chia tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, phá sản đơn vị kế toán;

c. Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư, bao gồm: tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán vốn đầu tư, dự án hoàn thành

d. Tài liệu, hồ sơ kiểm toán báo cáo tài chính và kiểm toán các hoạt động khác của các tổ chức kiểm toán độc lập;

e. Tài liệu kế toán khác của đơn vị kế toán sử dụng trong một số trường hợp mà pháp luật quy định phải lưu trữ trên 10 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.

3. Tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn:

Đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng thì phải lưu trữ vĩnh viễn. Việc xác định tài liệu kế toán lưu trữ vĩnh viễn do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin để quyết định cho từng trường hợp cụ thể và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác lưu trữ dưới hình thức bản gốc hoặc hình thức khác.

Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên hoặc được tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.