Bài giảng1.2 Hóa đơn

Văn bản pháp luật

  • Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 hướng dẫn quy định vể quản lý hóa đơn
  • Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 về khởi tạo hóa đơn điện tử
  • Thông tư 119/2014/TT-BTC ngày 25/08/2014 sửa đổi bổ sung mốt số điều của thông tư về thuế trong đó có thông tư 39
  • Thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 sửa đổi bổ sung mốt số điều của thông tư về thuế trong đó có thông tư 39
  • Văn bản hợp nhất số 17/VBHN-BTC ngày 17/06/2015 của 3 thông tư 39;119 và TT26
  • Thông tư số 10/2014/TT-BTC ngày 17/01/2014 hướng dẫn xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn

Thực tế khi đi làm các bạn sẽ vướng mắc vào các vấn đề về tình huống hóa đơn. Để xử lí và giải đáp các vấn đề về hóa đơn. Sau đây chúng ta cùng tìm hiểu. Trước hết các bạn cần biết phân biệt các loại hóa đơn

I.Phân biệt các loại hóa đơn (Hóa đơn bán lẻ, hóa đơn GTGT và hóa đơn bán hàng cũng như hóa đơn đặc thù như thế nào)?

– 3 loại hóa đơn mà các bạn cần phân biệt rõ
* Hóa đơn GTGT
* Hóa đơn bán lẻ
* Hóa đơn bán hàng

1. Hóa đơn giá trị gia tăng:
Khi phát sinh giao dịch giữa mua và bán thì sẽ xuất hiện loại hóa đơn này. Loại hóa đơn này áp dụng với Công ty tính VAT theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau: Bán hàng hóa,cung ứng dịch vụ trong nội địa. Hoạt động vận tải quốc tế, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp về xuất khẩu. Đến kỳ các bạn sẽ phải kê khai thuế GTGT với cơ quan thuế quản lí . Và đây là loại hóa đơn tài chính mà cơ quan thuế chấp nhận là chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN.

Mẫu hóa đơn GTGT như sau:

2.Hóa đơn bán hàng (Hay còn gọi là hóa đơn trực tiếp)

Loại hóa đơn này áp dụng với doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp trực tiếp trong . Hoặc khi đi mua hàng hóa hóa dịch vụ các hộ và cá nhân kinh doanh. Đây cũng là loại hóa đơn tài chính do cơ quan thuế quản lí. Do đó các bạn phải kê khai thuế. Đồng thời là loại hóa đơn cơ quan thuế chấp nhận là chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN

3. Hóa đơn khác gồm: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm…

Khi các bạn mua hàng hóa và dịch vụ của những công ty vận tải hành khách thì các bạn sẽ được những hóa đơn như sau:
Đây là loại hóa đơn đặc thù của những công ty chuyên kinh doanh vận tải hành khách. Đến kỳ kê khai với cơ quan thuế quản lí. Đây cũng là loại hóa đơn cơ quan thuế chấp nhận tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN. Tuy nhiên kế toán thường hạch toán cả phần thuế GTGT vào chi phí do giá trị nhỏ.
Các bạn lưu ý đối với hàng hóa dịch vụ sử dụng chứng từ thanh toán là giá đã có thuế GTGT như tem, vé, cước vận tải, vé xổ số…thì giá chưa có thuế xác định như sau:
chưa có thuế GTGT = Giá thanh toán (tiền bán vé, bán tem…)/[1 + thuế suất của hàng hóa, dịch vụ (%)]

4. Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Đây là loại hóa đơn thường xuất hiện trong ngành hàng không như vé máy bay…hoặc ngân hàng như chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…Đây là loại hóa đơn đặc thù và cũng là hóa đơn tài chính do cơ quan thuế quản lí. Đến kì kê khai thuế với cơ quan thuế quản lí. Và được tính vào chi phí nếu đảm bảo các qui định của pháp luật.

5. Hóa đơn lẻ
Hóa đơn lẻ là loại hóa đơn mà Cơ quan thuế không quản lý hóa đơn này và Các công ty cũng không phải báo cáo hóa đơn này cho Cơ quan thuế. Do thuế không quản lý hóa đơn này nên hóa đơn này sẽ không được thuế chấp thuận là chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN. Khi các bạn đi mua hàng hóa hoặc dịch vụ thì bên bán xuất hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn GTGT tùy thuộc vào phương pháp tính thuế do doanh nghiệp áp dụng khấu trừ hay trực tiếp.

Lưu ý: Doanh nghiệp nào khi bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ cho khách hàng mà sử dụng hóa đơn bán lẻ thì doanh nghiệp này đang có hành vi trốn thuế và gian lận thuế. Khi bị cơ quan thuế phát hiện sẽ bị xử phạt theo qui định.

Mẫu hóa đơn bán lẻ:

II – Cách viết hóa đơn giá trị gia tăng

Nguồn video : Kế Toán Hà Nội – KTHN TV Channel

Hóa đơn giá trị gia tăng được lập và sử dụng theo hướng dẫn tại Điều 16 của Thông tư 39/2014/TT-BTC và được hướng dẫn sửa đổi mới nhất tại Điều 3 của Thông tư 26/2015/TT-BTC, ngày 27/2/2015 – Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 39/2014/TT-BTC về hoá đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cách lập hoá đơn giá trị gia tăng

Viết hóa đơn giá trị gia tăng kế toán cần chú ý đến các điểm sau:

1. Thời điểm lập hóa đơn

( thể hiện ở dòng ” Ngày … Tháng… năm” lập hóa đơn)
– Đối với bán hàng hoá là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hoá cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
– Đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
– Đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

2. Nguyên tắc lập hóa đơn giá trị gia tăng

– Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất).
– Nội dung trên hóa đơn phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; không được tẩy xóa, sửa chữa; phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ; chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có). Trường hợp hoá đơn tự in hoặc hoá đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hoá đơn thì không phải gạch chéo.
– Hoá đơn được lập một lần thành nhiều liên. Nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số.
– Hoá đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.

Các bạn viết hóa đơn gia trị gia tăng theo các chỉ tiêu đã được in trên tờ hóa đơn mẫu trên kia:

– Dòng ” Ngày…tháng …năm “: Chính là thời điểm lập hóa đơn đã nêu ở trên.
+ Đối với hóa đơn lần đầu là ngày chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
+ Đôi với hóa đơn điều chỉnh, hàng bán bị trả lại… là ngày hiện tại. Thông thường sẽ trùng với ngày lập biên bản thu hồi hóa đơn viết sai, hay là ngày trả lại hàng hóa.
– Dòng ” Họ tên người mua hàng” : ghi đầy đủ họ và tên người mua, trong trường hợp khách hàng không lấy hóa đơn thì ghi là: “người mua không lấy hoá đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”.
– Dòng “Tên đơn vị”: ghi tên công ty của khách hàng theo đúng như trên giấy phép đăng ký kinh doanh.
– Dòng “Mã số thuế”: Viết mã số thuế của công ty đó.
– Dòng ” Địa chỉ” : ghi địa chỉ ĐKKD.

Người bán phải ghi đúng tiêu thức “mã số thuế” của người mua và người bán.

Tiêu thức “tên, địa chỉ” của người bán, người mua phải viết đầy đủ, trường hợp viết tắt thì phải đảm bảo xác định đúng người mua, người bán.

Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” là “CP”, “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN”… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.

Trường hợp tổ chức bán hàng có đơn vị trực thuộc có mã số thuế trực tiếp bán hàng thì ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị trực thuộc. Trường hợp đơn vị trực thuộc không có mã số thuế thì ghi mã số thuế của trụ sở chính.

– Cột ” STT” : ghi lần lượt số thứ tự các mặt hàng. Lưu ý: mặt hàng đầu tiên ghi là ” 01″, nếu mặt hàng 01 này có tên hàng hóa dài và phải ghi xuống dòng thứ 2 thì số thứ tự của mặt hàng số 02 sẽ ghi ở dòng thứ 3.
– Cột ” Tên hàng hóa, dịch vụ” ghi đầy đủ tên mặt hàng như lúc nhập ( nếu là hàng hóa). Trường hợp người bán quy định mã hàng hoá, dịch vụ để quản lý thì khi ghi hoá đơn phải ghi cả mã hàng hoá và tên hàng hoá.
– Cột “Đơn vị tính” : Nhập vào đơn vị tính là gì thì khi xuất phải viết đúng như vậy.
Chú ý: Trường hợp kinh doanh dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính”” ( Theo khoản 2 – điều 5 của TT 119/2014/TT-BTC)
– Cột ” Số lượng”: ghi số lượng của hàng hóa bán ra.
– Cột ” Đơn giá” : viết giá bán chưa thuế
– Cột ” Thành tiền” ghi tổng giá trị của đơn giá X Số lượng.

Thông thường một tờ hóa đơn sẽ có 10 dòng, nếu không ghi hết các dòng trên hóa đơn, kế toán phải gạch chéo phần còn lại. Chú ý gạch chéo tất cả các chỉ tiêu từ cột ” STT” đến Cột ” Thành Tiền”.
– Dòng “Cộng tiền hàng” là tổng cộng ở cột “thành tiền”.
– Dòng “Thuế xuất” ghi mức thuế xuất của hàng hóa dịch vụ ( 0%,5%, 10%). Trường hợp các mặt hàng có các mức thuế xuất khác nhau phải được lập ra các hóa đơn khác nhau. mặt hàng không chịu thuế kế toán gạch chéo “/”.
– Dòng ” Tiền thuế GTGT” được xác định = ” Cộng tiền hàng” X ” Thuế xuất”. (không chịu thuế thì gạch chéo.)
– Dòng ” Tổng cộng tiền thanh toán” = ” Cộng tiền hàng” + ” Tiền thuế GTGT”
– Dòng ” Số tiền viết bằng chữ”: kế toán ghi diễn giải số tiền ở dòng ” Tổng cộng tiền thanh toán”

Lưu ý: Đồng tiền ghi trên hoá đơn: Đồng tiền ghi trên hoá đơn là đồng Việt Nam. Trường hợp người bán được bán hàng thu ngoại tệ theo quy định của pháp luật, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt. Ví dụ: 10.000 USD – Mười nghìn đô la Mỹ.

Người bán đồng thời ghi trên hoá đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân của thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập hoá đơn.

Trường hợp ngoại tệ thu về là loại không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo với một loại ngoại tệ được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá.
– Chỗ ” Người mua hàng” ký : ai là người đi mua hàng thì ký và ghi rõ họ tên. Trong trường hợp bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hoá đơn. Khi lập hoá đơn tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX.
– Chỗ ” Người bán hàng” ký: Người lập hóa đơn sẽ ký vào đây.
– Chỗ ” Thủ trưởng đơn vị” ký : giám đốc công ty ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên. Trong trường hợp giám đốc đi vắng không thể ký lên hóa đơn thì phải có giấy ủy quyền ủy nghiệm ký lên hóa đơn chứng từ cấp dưới (có thể là kế toán trưởng hay phó giám đốc) lúc này dấu sẽ được đóng trên góc tay trái của hóa đơn, ai được ủy quyền thì ký vào chỗ này.

III – Các vấn đề liên quan đến viết hóa đơn và xử lí khi viết hóa đơn

Nguồn video : Kế Toán Hà Nội – KTHN TV Channel

1. Hóa đơn viết sai nhưng chưa xé khỏi cuống:

Cách xử lý:
Bước 1: – Chỉ cần gạch chéo các liên và lưu giữ hóa đơn viết sai đó.
Bước 2: – Lập lại hóa đơn mới là xong.

VD: Ngày 22/4/2016 bạn viết sai hóa đơn số 0000089 (Sai tên hàng hóa). Thì bạn chỉ cần gạch chéo hóa đơn đó và xuất 1 hóa đơn mới thay thế.

Chú ý: Những hóa đơn viết sai mà chưa xé khỏi cuống thì các bạn phải gạch chéo.

2. Hóa đơn viết sai nhưng đã xé khỏi cuống:

=> Trường hợp chưa giao cho khách hàng và chưa kê khai:

Cách xử lý:
Bước 1: – Gạch chéo 3 liên của hóa đơn viết sai đó.
Bước 2: – Kẹp lại vào quyển hóa đơn (Nhớ là phải gạch chéo và lưu trữ để sau này giải trình).
Bước 3: – Lập lại hóa đơn mới.

=>Trường hợp đã giao cho khách hàng nhưng chưa kê khai:

Cách xử lý:
Bước 1: – Hai bên lập biên bản thu hồi các liên của số hoá đơn đã lập sai (không phải lập biên bản hủy hóa đơn).
Bước 2: – Lập lại hóa đơn mới, (Lập vào ngày hiện tại nhé và hai bên dung hóa đơn mới để khai thuế)

Chú ý: Người bán gạch chéo các liên và phải lưu giữ số hoá đơn lập sai đó. (Có thể kẹp vào quyển hóa đơn để giải trình)

VD: Ngày 20/5 bạn xuất 1 hóa đơn số 000076. Nhưng đến ngày 30/5 bạn phát hiện ra hóa đơn đó bị sai (Dù là lỗi sai gì cũng xử lý như nhau nhé) -> Lập biên bản thu hồi hóa đơn và xuất 1 hóa đơn mới thay thế vào ngày 30/5.

=>Trường hợp đã giao cho khách hàng và đã kê khai thuế:

Chú ý: Dù là 1 bên hoặc cả 2 bên đã kê khai thì đều xử lý như sau :

a. Nếu hóa đơn viết sai ngày tháng, mã số thuế, tên hàng hóa, đơn vị tính…(Sai sót Không ảnh hưởng đến số tiền)

Cách xử lý:
Bước 1: – Hai bên lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai
Bước 2: – Người bán lập hóa đơn điều chỉnh: Hóa đơn điều chỉnh ghi rõ nội dung ghi sai; nội dung điều chỉnh; số hóa đơn, ký hiệu…

VD: Điều chỉnh mã số thuế của hóa đơn số … ký hiệu …. ngày tháng …từ … thành….

Kê khai thuế: Kê khai hóa đơn điều chỉnh vào kỳ hiện tại: Bên bán kê khai hóa đơn điều chỉnh vào bảng kê bán ra. Bên mua kê khai vào bảng kê mua vào (Chỉ tiêu: Doanh thu hoặc Giá trị hàng hóa mua vào và thuế GTGT ghi bằng “0”).
Lưu ý: Hiện tại trên phần mềm HTKK 3.4.1 đã bỏ các phụ lục nên những hóa đơn điều chỉnh như này (Hóa đơn điều chỉnh không ảnh hưởng đến số tiền, tiền thuế) thì các bạn không cần phải kê khai trên Tờ khai 01/GTGT, mà chỉ cần lưu cùng với hóa đơn sai để sau này giải trình.

VD: Ngày 15/3 bạn xuất hóa đơn số 0000080, ký hiệu TU16P và hóa đơn đó đã kê khai vào Qúy 1/2016. Đến ngày 16/5 bạn phát hiện bị sai mã số thuế.
Cách xử lý:
– Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn
– Lập hóa đơn điều chỉnh cụ thể như sau:
Kê khai thuế: Không cần kê khai hóa đơn điều chỉnh này (Vì trên phần mềm HTKK 3.4.1 đã bỏ các phụ lục nên các bạn chỉ cần lưu lại cùng với hóa đơn viết sai, biên bản điều chỉnh để sau này giải trình)

Lưu ý: Kể từ ngày 1/1/2015 theo khoản 7 điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015: (Sửa đổi, bổ sung Thông tư số 119/2014/TT-BTC):

– Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh. Các trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót khác thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.”

b. Nếu hóa đơn viết sai thuế suất, đơn giá, thành tiền … (Ảnh hưởng đến số tiền và tiền thuế):

Cách xử lý:
Bước 1: – Hai bên lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai,
Bước 2: – Người bán phải lập hoá đơn điều chỉnh sai sót. Hoá đơn điều chỉnh ghi rõ (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn số…, ký hiệu…

Chú ý: Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

Khi kê khai: Kê khai vào kỳ hiện tại: Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào trên bảng kê.

VD: Ngày 15/3 bạn xuất hóa đơn số 000098, ký hiệu TU16P và hóa đơn đó đã kê khai vào Qúy 1/2016. Đến ngày 21/5 bạn phát hiện bị sai tiền thuế. (Cụ thể: Số tiền thuế đúng phải là 1.400.000, nhưng trên hóa đơn viết sai là 1.100.000 -> Như vậy phải lập hóa đơn điều chỉnh tăng thêm 300.000)
Cách xử lý:
– Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn
– Lập hóa đơn điều chỉnh cụ thể như sau:

Kê khai thuế: Kê khai hóa đơn điều chỉnh đó vào quý 2/2016 (Vì hóa đơn điều chỉnh ngày 21/5/2016). Kê khai vào cột: Thuế GTGT: 300.000. Cột doanh thu hoặc giá trị hàng hóa mua vào bằng 0.

– Hóa đơn điều chỉnh tăng thì các bạn kê khai như hóa đơn bình thường.

Chú ý: Nếu là hóa đơn điều chỉnh giảm: Khi kê khai:
– Bên bán ghi âm (-) “Chỉ tiêu – Doanh thu và thuế GTGT trên Tờ khai 01/GTGT
VD 1 : -50.000.000
– Bên mua: ghi âm (-) vào Chỉ tiêu giá trị mua và và thuế GTGT trên Tờ khai 01/GTGT.

– Nếu trong kỳ có nhiều hóa đơn khác thì các bạn phải trừ đi số tiền và tiền thuế tương ứng của hóa đơn điều chỉnh giảm, sau đó mới nhập vào Các chỉ tiêu.

VD 2 : (Bên mua) Trong quý 4/2016 các bạn có phát sinh nhiều hóa đơn đầu vào khác và 1 hóa đơn điều chỉnh giảm trị giá: 10.000.000, thuế GTGT: 1.000.000
– Sau khi kê khai xong các hóa đơn đầu vào khác thì Chỉ tiêu 23: 200.000.000, Chỉ tiêu 24: 20.000.000, Chỉ tiêu 25: 20.000.000

=> Tiếp các bạn lấy số tiền xuất hiện ở Chỉ tiêu 23, 24, 25 trên để trừ đi số tiền trên hóa đơn điều chỉnh (vì là điều chỉnh giảm, nên phải trừ đi), cụ thể như sau:
Chỉ tiêu 23 = 200.000.000 – 10.000.000 = 190.000.000
Chi tiêu 24 = 20.000.000 – 1.000.000 = 19.000.000
Chi tiêu 25 = 20.000.000 – 1.000.000 = 19.000.000