Bài giảng1.4 Chương 4 – Phương pháp đối ứng tài khoản

Với các đặc tính hai mặt, đa dạng và thường xuyên vận động của vốn kinh doanh – đối tượng chủ yếu của kế toán, phương pháp chứng từ đã thông tin và kiểm tra các nghiệp vụ phản ánh sự vận động liên tục của đối tượng này.

Tuy nhiên, đặc tính đa dạng của đối tượng kế toán đã kéo theo sự đa dạng của hệ thống chứng từ kế toán về nhiều mặt như: giá trị phản ánh, đối tượng phản ánh, thời gian, địa điểm, nội dung, tính chất của nghiệp vụ kinh tế,… Do đó, chứng từ kế toán chỉ có thể cung cấp các thông tin rời rạc, trong khi yêu cầu của quản lý đòi hỏi thông tin tổng hợp về mọi mặt.

Bên cạnh đó, một điểm yếu nữa của chứng từ kế toán khi sử dụng để cung cấp thông tin quản lý là không thể phản ánh được mối liên hệ tất yếu giữa các mặt, các hiện tượng khi phát sinh một nghiệp vụ kinh tế.

Vì vậy, để có thể cung cấp thông tin một cách tổng hợp và phản ánh được mối liên hệ giữa các mặt, các hiện tượng kinh tế mà chứng từ chưa thực hiện được, phương pháp đối ứng tài khoản được hình thành.

4.1. KHÁI QUÁT CHUNG

4.1.1. Khái niệm

Căn cứ vào các vai trò nêu trên của phương pháp, có thể khái quát: Đối ứng tài khoản là phương pháp thông tin và kiểm tra quá trình vận động của đối tượng kế toán theo mối quan hệ biện chứng được phản ánh trong mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

4.1.2. Các yếu tố cấu thành

Xuất phát từ cơ sở hình thành phương pháp đối ứng tài khoản, để đảm bảo cung cấp được thông tin tổng hợp về sự vận động của đối tượng kế toán và phản ánh được mối liên hệ giữa các mặt, các hiện tượng, phương pháp này được cấu thành bởi 2 yếu tố: tài khoản kế toán và các quan hệ đối ứng kế toán.

4.1.3. Vị trí, tác dụng của phương pháp

Trong hệ thống các phương pháp kế toán, đối ứng tài khoản là phương pháp nối tiếp phương pháp chứng từ nhằm cung cấp thông tin tổng hợp về từng loại đối tượng kế toán và phản ánh mối liên hệ giữa các loại đối tượng qua từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sau đó được dùng làm cơ sở để lập các báo cáo kế toán.

Chính vì vị trí quan trọng của mình mà đối ứng tài khoản có tác dụng to lớn trong việc quản lý từng đối tượng riêng biệt của kế toán qua hệ thống tài khoản kế toán, đồng thời còn là bước thực hiện nghiệp vụ cơ bản, không thể thiếu của kế toán trước khi tiến hành lập các báo cáo kế toán.

4.2. TÀI KHOẢN KẾ TOÁN

4.2.1. Khái niệm tài khoản kế toán

Phương pháp chứng từ đã giúp kế toán thu thập được những khối lượng dữ liệu lớn để đo lường về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nhưng vấn đề đặt ra là làm thế nào để có thể lưu trữ tất cả các dữ kiện đó một cách có hệ thống và giúp cho nhà quản trị có thể tìm kiếm các dữ kiện theo yêu cầu một cách nhanh chóng khi cần thiết. Hay nói cách khác, phải có phương pháp lưu trữ hồ sơ để tìm ra hay phân loại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhằm giúp cho kế toán viên có thể lập được các báo cáo kế toán một cách dễ dàng, thuận tiện. Cách lưu trữ hồ sơ này được tiến hành thông qua việc sử dụng hệ thống tài khoản kế toán. Mỗi tài khoản kế toán là một đơn vị lưu trữ các dữ kiện kế toán về các loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí của doanh nghiệp.

Vì vậy, tài khoản kế toán là phương tiện, cách thức phân loại, hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh riêng biệt theo từng loại đối tượng ghi sổ của kế toán như tài sản, nguồn vốn, các quá trình kinh doanh,… nhằm phục vụ cho yêu cầu quản lý từng loại đối tượng.

4.2.2. Ý nghĩa của tài khoản

Từ khái niệm tài khoản kế toán nêu trên, có thể khái quát ý nghĩa của tài khoản như sau:

– Tài khoản kế toán là công cụ lưu trữ có hệ thống các dữ liệu kế toán.

– Tài khoản kế toán là công cụ phân loại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng riêng biệt.

– Tài khoản kế toán cung cấp thông tin tổng hợp về sự vận động của từng đối tượng kế toán, từng quá trình kinh doanh.

– Thông tin phản ánh trên các tài khoản kế toán là cơ sở để lập các báo cáo kế toán.

4.2.3. Kết cấu chung của tài khoản

Mỗi đối tượng được tài khoản kế toán phản ánh đều bao gồm hai mặt độc lập nhau như: tiền: thu – chi, tài sản cố định: tăng – giảm, phải trả người bán: nợ – trả nợ…, do đó tài khoản kế toán được chia thành hai bên để thông tin và kiểm tra cả hai mặt đó.

Các yếu tố cơ bản nhất của tài khoản kế toán bao gồm: tên và số hiệu tài khoản, bên trái tài khoản là bên Nợ, bên phải tài khoản là bên Có. Nợ, Có là thuật ngữ kế toán chỉ hai phần riêng biệt để phản ánh hai mặt vận động đối lập của đối tượng kế toán, không đồng nghĩa với tăng, giảm, vay, trả…

Trên thực tế tài khoản kế toán được thiết kế thành sổ tờ rời hoặc đóng thành cuốn, có mẫu như sau:

Trong học tập, để đơn giản, tài khoản kế toán được biểu diễn dưới dạng chữ T với đầy đủ các yếu tố cơ bản:

4.2.4. Quy ước ghi chép vào tài khoản

Hệ thống tài khoản kế toán gồm rất nhiều loại, có thể chia thành ba nhóm: nhóm các tài khoản phản ánh tài sản, nhóm các tài khoản phản ánh nguồn vốn và nhóm các tài khoản phản ánh quá trình kinh doanh. Việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào tài khoản được thực hiện theo các quy ước sau:

1 – Đối với nhóm các tài khoản phản ánh tài sản (TK loại 1 và 2), có thể khái quát cách ghi chép vào tài khoản như sau:

 

Ví dụ: Tài khoản “Tiền mặt” (số hiệu 111): số dư đầu tháng 200 triệu đồng; trong tháng: nhập tiền mặt vào quỹ 300 triệu đồng, dùng tiền mặt để thanh toán các khoản nợ 400 triệu đồng. Các số liệu này sẽ được ghi chép vào tài khoản như sau:

2 – Đối với nhóm các tài khoản phản ánh nguồn vốn (TK loại 3 và 4), có thể khái quát cách ghi chép vào tài khoản như sau:

Ví dụ: Số liệu của tài khoản “Phải trả cho người bán” (số hiệu 331): số dư đầu tháng 100 triệu đồng; trong tháng: mua chịu 300 triệu đồng, thanh toán bớt số nợ người bán 250 triệu đồng, sẽ được ghi vào tài khoản như sau:

 

3 – Đối với các tài khoản phản ánh quá trình kinh doanh (TK từ loại 5 đến 9) gồm các tài khoản phản ánh doanh thu, chi phí và xác định kết quả. Quy ước ghi chép chung như sau: chi phí phát sinh ghi bên Nợ, thu nhập phát sinh ghi bên Có, kết quả ghi bên Nợ hoặc bên Có tuỳ thuộc vào số thu nhập lớn hơn hay nhỏ hơn chi phí, các khoản làm giảm chi phí và kết chuyển chi phí ghi bên Có, các khoản làm giảm thu nhập và kết chuyển thunhập ghi bên Nợ.

Nhóm tài khoản này gồm có 3 loại sau:
Loại 1: Tài khoản phản ánh doanh thu, thu nhập: sử dụng để phản ánh toàn bộ các khoản doanh thu, thu nhập cũng như các khoản làm giảm doanh thu, thu nhập của hoạt động sản xuất kinh doanh (TK loại 5 và 7)


Loại 2: Tài khoản phản ánh chi phí, giá vốn: dùng để tập hợp và kết chuyển chi phí, giá vốn của tất cả các hoạt động trong doanh nghiệp (TK loại 6 và 8)

Loại 3: Tài khoản xác định kết quả: dùng để tập hợp doanh thu, chi phí và xác định kết quả của từng hoạt động trong doanh nghiệp (TK loại 9)

4.3. CẤP TÀI KHOẢN

4.3.1. Mục đích sử dụng

Bản thân từng đối tượng kế toán bao gồm nhiều bộ phận có đặc điểm, tính chất, công dụng không giống nhau tạo thành. Do vậy, các tài khoản kế toán không chỉ cần được theo dõi số liệu tổng hợp mà còn cần được theo dõi số liệu chi tiết cho từng bộ phận riêng biệt.

Ví dụ: tài khoản phản ánh nguyên vật liệu không cho biết nguyên vật liệu của đơn vị gồm những loại nào, mỗi loại có giá trị bằng bao nhiêu?

Vì vậy, để cung cấp thông tin tổng hợp và thông tin chi tiết hóa đối tượng được theo dõi, các tài khoản kế toán cần được chi tiết thành nhiều tài khoản tương ứng với từng bộ phận cấu thành. Từ đó, kế toán sử dụng 2 loại tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết (tài khoản phân tích) tương ứng với từng tài khoản tổng hợp.

4.3.2. Nội dung

Tài khoản tổng hợp là các tài khoản cấp 1, các tài khoản này tập hợp nhiều loại tài sản hoặc quá trình kinh doanh có phạm vi sử dụng và nội dung giống nhau.

Ví dụ: nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, phế liệu,…. được theo dõi trên TK “Nguyên vật liệu”. Tài khoản chi tiết là các tài khoản cấp 2, cấp 3 và các sổ chi tiết (tài khoản cấp 2, 3 được quy định thống nhất trong hệ thống tài khoản kế toán, còn các sổ chi tiết thì tuỳ theo yêu cầu quản lý mà đơn vị tự xây dựng). Ngược lại với tài khoản tổng hợp, tài khoản chi tiết chia các đối tượng kế toán thành nhiều bộ phận nhỏ để phản ánh. Ví dụ: TK Tiền mặt được chi tiết thành TK Tiền Việt Nam, TK Ngoại tệ, TK Vàng bạc; TK Phải thu khách hàng được mở sổ chi tiết theo từng người mua cụ thể.

4.3.3. Quan hệ giữa tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết

Giữa tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết có mối liên hệ như sau:

– Vị trí các chỉ tiêu như số dư, số phát sinh của tài khoản chi tiết giống tài khoản tổng hợp sinh ra nó.

– Giữa tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết không có quan hệ đối ứng, nhưng giữa các tài khoản chi tiết thì có thể có quan hệ đối ứng với nhau. Ví dụ: TK Tiền mặt gồm các TK chi tiết là TK Tiền Việt Nam, TK Ngoại tệ, TK Vàng bạc.

 

4.4. QUAN HỆ ĐỐI ỨNG KẾ TOÁN

Phần trước đã giới thiệu về tài khoản kế toán – một công cụ dùng để lưu trữ các thông tin tổng hợp về đối tượng kế toán, phần này sẽ tiếp tục giới thiệu yếu tố thứ hai của phương pháp đối ứng tài khoản là các quan hệ đối ứng kế toán – thể hiện mối liên hệ giữa các mặt trong cùng một nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Có rất nhiều quan hệ đối ứng kế toán, nhưng có thể quy về hai nhóm chính: các quan hệ đối ứng kế toán cơ bản và các quan hệ đối ứng kế toán trung gian.

4.4.1. Các quan hệ đối ứng kế toán cơ bản

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thuộc nhóm quan hệ đối ứng kế toán này liên quan đến các đối tượng là tài sản và nguồn vốn, chúng có thể làm thay đổi kết cấu của tài sản hoặc nguồn vốn, hay làm thay đổi cả quy mô và kết cấu của tài sản và nguồn vốn trên Bảng cân đối kế toán. Thuộc nhóm các quan hệ đối ứng kế toán cơ bản có bốn quan hệ sau:

Loại 1: Tăng tài sản này, giảm tài sản khác

Ví dụ: Nghiệp vụ “Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt 50trđ”. Nghiệp vụ này sẽ làm cho TK “Tiền mặt” tăng 50 triệu đồng và tương ứng làm cho TK “Tiền gửi ngân hàng” giảm 50 triệu đồng. Như vậy, kết cấu các loại tài sản của đơn vị đã có sự thay đổi, nhưng quy mô vẫn giữ nguyên.

Loại 2: Tăng nguồn vốn này, giảm nguồn vốn khác

Ví dụ: Nghiệp vụ “Vay ngắn hạn ngân hàng trả nợ người bán 100 triệu đồng”. Nghiệp vụ này sẽ làm tăng TK “Vay ngắn hạn” thêm 100 triệu đồng và làm giảm TK “Phải trả cho người bán” 100 triệu đồng. Như vậy, kết cấu nguồn vốn của đơn vị đã bị thay đổi, nhưng quy mô không đổi.

Loại 3: Tăng tài sản, tăng nguồn vốn

Ví dụ: Nghiệp vụ “Cổ đông góp vốn bằng một ôtô trị giá 500 triệu đồng”. Nghiệp vụ này sẽ tác động làm tăng 2 TK “Tài sản cố định hữu hình” và “Nguồn vốn kinh doanh”, mỗi tài khoản tăng 500 triệu đồng. Có thể thấy, nghiệp vụ này không chỉ làm thay đổi kết cấu, mà còn làm tăng quy mô của cả tài sản và nguồn vốn của đơn vị.

Loại 4: Giảm tài sản, giảm nguồn vốn Ví dụ: Nghiệp vụ “Dùng tiền mặt trả lương cho công nhân viên 55 triệu đồng”.

Nghiệp vụ này tác động làm giảm TK “Tiền mặt” và TK “Phải trả công nhân viên” với cùng một giá trị là 55 triệu đồng. Vậy, tác động của nghiệp vụ này đã làm thay đổi kết cấu của cả tài sản và nguồn vốn, đồng thời làm giảm quy mô tài sản và nguồn vốn của đơn vị.

Các quan hệ đối ứng kế toán trên có thể biểu diễn qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 4.1: Các quan hệ đối ứng kế toán cơ bản

4.4.2. Các quan hệ đối ứng kế toán trung gian

Ngoài những quan hệ đối ứng kế toán cơ bản, còn có các quan hệ đối ứng kế toán trung gian. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thuộc các quan hệ đối ứng này sẽ liên quan đến các đối tượng tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí.

Thuộc nhóm này gồm bốn quan hệ đối ứng sau:

– Giảm tài sản, phát sinh chi phí
Ví dụ: Nghiệp vụ “Xuất kho nguyên vật liệu để trực tiếp chế tạo sản phẩm 25 triệu đồng”. Nghiệp vụ này sẽ làm giảm TK “Nguyên liệu, vật liệu” và tăng TK “Chi phí guyên vật liệu trực tiếp” với cùng giá trị là 25 triệu đồng.

– Tăng tài sản, phát sinh thu nhập
Ví dụ: Nghiệp vụ “Bán hàng thu bằng chuyển khoản 70 triệu đồng”. Nghiệp vụ này tác động làm tăng cả TK “Tiền gửi ngân hàng” và TK “Doanh thu bán hàng” với số tiền 70 triệu đồng.

– Giảm nguồn vốn, phát sinh thu nhập
Ví dụ: Nghiệp vụ “Xuất hàng bán trừ vào số đặt trước của khách hàng 30 triệu đồng”. Nghiệp vụ này làm giảm TK “Ứng trước của khách hàng” 30 triệu đồng và làm tăng TK “Doanh thu bán hàng” 30 triệu đồng.

– Tăng nguồn vốn, phát sinh chi phí.
Ví dụ: Nghiệp vụ “Tính lương phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất 45 triệu đồng”. Nghiệp vụ này tác động làm tăng cả 2 TK “Phải trả công nhân viên” và “Chi phí nhân công trực tiếp” với cùng số tiền 45 triệu đồng.

4.5. PHƯƠNG PHÁP GHI SỔ KÉP

4.5.1. Khái niệm

Sau khi xác định được một nghiệp vụ kinh tế phát sinh thuộc quan hệ đối ứng kế toán nào, kế toán sẽ tiến hành ghi chép nghiệp vụ đó vào tài khoản kế toán theo nguyên tắc ghi sổ kép. Ghi kép vào tài khoản là việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào ít nhất hai tài khoản kế toán theo quan hệ đối ứng vốn có, tức là ghi ít nhất hai lần cùng một số tiền lên ít nhất hai tài khoản có quan hệ đối ứng với nhau.

Như vậy, ghi sổ kép chính là ghi vào bên Nợ của ít nhất một tài khoản, đồng thời ghi vào bên Có của ít nhất một tài khoản khác với một số tiền bằng nhau. Cần phân biệt ghi kép và ghi đơn. Ghi đơn là ghi phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào bên Nợ hoặc bên Có của duy nhất một tài khoản kế toán. Trong công tác kế toán, ghi đơn được thực hiện ở các trường hợp sau:

– Ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản chi tiết, có nghĩa là ghi cụ thể hoá số liệu đã ghi ở tài khoản tổng hợp.

4.5.2. Nguyên tắc ghi sổ kép:

Từ khái niệm ghi sổ kép nêu trên, có thể rút ra ba nguyên tắc cơ bản khi ghi sổ kép một nghiệp vụ kinh tế phát sinh bao gồm:
– Phải ghi đồng thời vào từ hai tài khoản kế toán trở lên.
– Phải ghi theo quan hệ đối ứng Nợ – Có.
– Tổng số phát sinh bên Nợ của các tài khoản luôn luôn bằng tổng số phát sinh bên Có của các tài khoản có quan hệ đối ứng.

4.5.3. Trình tự ghi sổ kép

Trước khi tiến hành ghi sổ một nghiệp vụ phát sinh cần xác định thời điểm ghi sổ và giá trị ghi sổ. Về thời điểm, có thể xét đến thời điểm ghi sổ một nghiệp vụ bán hàng: theo nguyên tắc doanh thu thực hiện, doanh thu được ghi nhận khi quyền sở hữu được chuyển giao và người mua có nghĩa vụ thanh toán. Như vậy, tuỳ vào thoả thuận của hai bên trong hợp đồng, nghiệp vụ này sẽ được ghi sổ khi doanh nghiệp chuyển hàng đến cho khách hàng hoặc khi khách hàng nhận hàng. Tuy nhiên, nghiệp vụ này cũng có thể được ghi sổ khi doanh nghiệp xuất hoá đơn hoặc khi khách hàng chuyển tiền thanh toán. Về giá trị, kế toán cần ghi sổ theo nguyên tắc giá phí, tức là giá trị vào lúc phát sinh nghiệp vụ.

Bước tiếp theo cần xác định nghiệp vụ sẽ được ghi Nợ vào những tài khoản nào; ghi Có vào những tài khoản nào; với số tiền bao nhiêu trên mỗi tài khoản? Bước này được gọi là định khoản kế toán. Nếu định khoản chỉ liên quan đến hai tài khoản được gọi là định khoản giản đơn, còn nếu liên quan đến ba tài khoản trở lên được gọi là định khoản phức tạp. Định khoản phức tạp có thể chia thành nhiều định khoản giản đơn.

Ví dụ: Nghiệp vụ “Vay ngắn hạn ngân hàng nhập quỹ tiền mặt 50 triệu đồng, gửi vào tài khoản ngân hàng 50 triệu đồng” có thể có hai cách định khoản như sau:

Cần lưu ý rằng, không nên gộp các định khoản giản đơn thành một định khoản phức tạp vì sẽ gây khó khăn cho việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu số liệu. Bước cuối cùng của ghi sổ kép là “Mở đủ tài khoản” để ghi các định khoản. Định khoản giản đơn hay phức tạp đều cần phải được thực hiện bằng một lần ghi trên tài khoản, gọi là “Bút toán”.

4.6. KIỂM TRA, ĐỐI CHIẾU VIỆC GHI CHÉP TRÊN TÀI KHOẢN

Để kiểm tra tính khớp đúng của số liệu ghi chép trên các tài khoản, đồng thời còn có thể cung cấp thông tin về tình hình biến động của từng đối tượng kế toán trong một thời kỳ nhất định, sau khi hoàn tất việc ghi chép vào tài khoản và khóa sổ kế toán, kế toán viên cần thiết phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu việc ghi chép trên tài khoản.

4.6.1. Kiểm tra, đối chiếu việc ghi chép trên các tài khoản kế toán tổng hợp

Để kiểm tra, đối chiếu việc ghi chép trên các tài khoản kế toán tổng hợp trong tháng, cuối tháng kế toán lập “Bảng cân đối tài khoản” hoặc gọi là “Bảng đối chiếu số phát sinh”. Đây là bảng kê đối chiếu số liệu: số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ của tất cả các tài khoản kế toán tổng hợp sử dụng trong kỳ hạch toán.

– Cuối tháng khoá sổ, tính số dư cuối tháng của từng tài khoản kế toán tổng hợp.
– Kê khai tên tất cả các tài khoản kế toán tổng hợp sử dụng tại đơn vị vào bảng.

Nên kê khai theo thứ tự từ tài khoản phản ánh tài sản đến tài khoản phản ánh nguồn vốn và cuối cùng là các tài khoản phản ánh quá trình kinh doanh.

– Căn cứ vào số dư đầu tháng, tổng số phát sinh bên Nợ, tổng số phát sinh bên Có, số dư cuối tháng của từng tài khoản để ghi vào từng cột tương ứng của bảng.
– Sau khi đã nhập hết các số liệu, tiến hành tính số tổng cộng của từng cột.

Cách kiểm tra tính chính xác: Tổng phát sinh bên Nợ phải bằng tổng phát sinh bên Có của tất cả các tài khoản. Tuy nhiên, dạng bảng này có hạn chế là không kiểm tra được sai sót về quan hệ đối ứng tài khoản. Để khắc phục hạn chế này, có thể sử dụng dạng “Bảng cân đối tài khoản” kiểu bàn cờ như sau:

 

Cách lập mẫu bảng này cũng giống mẫu bảng trên, chỉ khác kiểu kê số phát sinh trong kỳ vào bảng này phải kê theo quan hệ đối ứng tài khoản. Cách lập bảng này sẽ rất mất thời gian, do vậy trên thực tế mẫu bảng này không được sử dụng.

4.6.2. Kiểm tra, đối chiếu việc ghi chép trên các tài khoản kế toán chi tiết

Nhiều đối tượng kế toán vừa được phản ánh trên tài khoản cấp 1, vừa được phản ánh trên các tài khoản cấp 2 và sổ chi tiết với số liệu hoàn toàn khớp đúng. Vì vậy, cần tiến hành kiểm tra, đối chiếu việc ghi chép trên các tài khoản kế toán chi tiết. Công việc này được tiến hành bằng cách lập các “Bảng tổng hợp chi tiết” hay còn gọi là “Bảng chi
tiết số phát sinh”.

Bảng tổng hợp chi tiết là bảng kê đối chiếu số liệu: số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ của tất cả các tài khoản kế toán chi tiết thuộc một tài khoản kế toán tổng hợp tương ứng. Bảng này được thiết kế tuỳ thuộc vào đặc điểm của từng đối tượng kế toán, do đó có bảng chỉ phản ánh bằng thước đo giá trị, có bảng phản ánh bằng cả hai thước đo hiện vật và giá trị.

Ví dụ ta có một số mẫu “Bảng tổng hợp chi tiết” sau:

Cách lập bảng này như sau:

– Cuối tháng khoá sổ, tính ra số dư cuối tháng của từng tài khoản kế toán chi tiết.
– Kê tất cả các tài khoản chi tiết đã mở lên bảng. Nếu tài khoản tổng hợp được mở chi tiết nhiều cấp thì kê theo trật tự từng cấp.
– Căn cứ vào các số liệu trên từng tài khoản chi tiết để nhập vào các cột tương ứng của bảng.
– Sau khi đã nhập xong số liệu, tiến hành tính số tổng cộng của từng cột trên bảng.

Cách kiểm tra:

– Đối với Bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu:

Cột (1) = Số dư đầu kỳ của tài khoản 152
Cột (2) = Tổng số phát sinh bên Nợ của tài khoản 152
Cột (3) = Tổng số phát sinh bên Có của tài khoản 152
Cột (4) = Số dư cuối kỳ của tài khoản 152

– Đối với Bảng tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng:

Cột (1) = Số dư đầu kỳ bên Nợ của tài khoản 131
Cột (2) = Số dư đầu kỳ bên Có của tài khoản 131
Cột (3) = Tổng số phát sinh bên Nợ của tài khoản 131
Cột (4) = Tổng số phát sinh bên Có của tài khoản 131
Cột (5) = Số dư cuối kỳ bên Nợ của tài khoản 131
Cột (6) = Số dư cuối kỳ bên Có của tài khoản 131

Cần lưu ý: nếu các số liệu có sai số thì dù sai số rất nhỏ cũng phải tìm ra và sửa lại cho chính xác, không được phép có sai số.

4.7. HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN THỐNG NHẤT

Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất theo quy định của Việt Nam gồm có 2 hệ thống tài khoản: theo Thông tư số 200/2014/TT – BTC, ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2014 áp dụng cho doanh nghiệp lớn và doanh nghiệp Nhà nước; theo Thông tư số 133/2016/TT – BTC, ban hành ngày 26 tháng 08 năm 2016 áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa (xem phụ lục). Hai hệ thống tài khoản mặc dù có một số tài khoản khác nhau, nhưng đều bao gồm 9 loại, các tài khoản trong từng loại bao gồm nhiều tài khoản cấp 1 và cấp 2. Riêng tài khoản từ cấp 3 trở đi thì tuỳ yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp, doanh nghiệp sẽ mở cho phù hợp và thuận tiện cho việc theo dõi (chỉ có rất ít tài khoản được Nhà nước quy định).

Về số hiệu tài khoản được quy định 3 số đối với tài khoản cấp 1, 4 số đối với tài khoản cấp 2 và 5 số đối với tài khoản cấp 3, đánh theo nguyên tắc:
– Số đầu tiên thể hiện loại tài khoản.
– Số thứ hai thể hiện nhóm tài khoản.
– Số thứ ba trở đi thể hiện thứ tự, tên tài khoản trong nhóm.

Các tài khoản từ loại 1 đến loại 9 được dùng để phản ánh tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí và xác định kết quả, các tài khoản này được ghi sổ kép. Tài khoản loại 1 đến 4 có số dư cuối kỳ để lập Bảng cân đối kế toán. Tài khoản loại 5 đến 9 không có số dư cuối kỳ, được phản ánh trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

Kết cấu chung của tất cả các tài khoản đã được trình bày trong các phần trước. Tuy nhiên, trong hệ thống tài khoản kế toán thống nhất có một số tài khoản đặc biệt, có kết cấu khác với kết cấu chung đã nêu. Có 2 nhóm tài khoản đặc biệt, gồm:

+ Tài khoản hỗn hợp: bao gồm các tài khoản “Phải thu khách hàng” và “Phải trả cho người bán”. Tài khoản hỗn hợp vừa có chức năng là tài khoản phản ánh tài sản, vừa có chức năng là tài khoản phản ánh nguồn vốn, vì vậy các tài khoản này có số dư cả bên Nợ và bên Có. Số dư bên Nợ sẽ được ghi bình thường vào phần “Tài sản” của Bảng cân đối kế toán, số dư bên Có sẽ được ghi bình thường vào phần “Nguồn vốn” của Bảng cân đối kế toán.

Ví dụ: Kết cấu phản ánh của tài khoản “Phải thu của khách hàng”

+ Tài khoản điều chỉnh: là tài khoản được sử dụng để tính toán lại chỉ tiêu đã được phản ánh ở các tài khoản cơ bản (TK phản ánh TS, NV, hỗn hợp) bao gồm:

– Các tài khoản điều chỉnh gián tiếp: gồm các tài khoản hao mòn và dự phòng (số hiệu 214, 229), đây là các tài khoản dùng để điều chỉnh giảm giá trị của tài sản. Các tài khoản này có kết cấu ngược với tài khoản tài sản mà nó điều chỉnh, mặc dù vậy chúng vẫn thuộc nhóm tài khoản phản ánh tài sản, vì vậy số dư của các tài khoản này vẫn được ghi bên phần “Tài sản” của Bảng cân đối kế toán, nhưng ghi âm, bằng cách ghi trong ngoặc đơn (xxx).

– Các tài khoản điều chỉnh trực tiếp: gồm các tài khoản “Chênh lệch tỷ giá” (số hiệu 413) và “Chênh lệch đánh giá lại tài sản” (số hiệu 412),… đây là các tài khoản dùng để điều chỉnh tăng, giảm cho nguồn vốn. Các tài khoản này có kết cấu như tài khoản cơ bản mà nó điều chỉnh, tuy nhiên các tài khoản này có thể có số dư Có hoặc dư Nợ (dư Có là khoản chênh lệch hiện có làm tăng nguồn vốn, dư Nợ là khoản chênh lệch hiện có làm giảm nguồn vốn).

Các tài khoản này thuộc nhóm tài khoản phản ánh nguồn vốn, số dư bên Có được ghi bình thường bên phần “Nguồn vốn” của Bảng cân đối kế toán, số dư bên Nợ được ghi âm bên phần “Nguồn vốn” của Bảng cân đối kế toán.

4.8. PHƯƠNG PHÁP SỬA CHỮA SAI SÓT KẾ TOÁN

4.8.1. Phương pháp cải chính

Là phương pháp trực tiếp thay thế phần ghi sai bằng phần ghi đúng và thường áp dụng khi phần sai được phát hiện sớm, trước khi cộng dồn số liệu hoặc chuyển sổ. Theo phương pháp này, kế toán dùng mực đỏ gạch ngang phần ghi sai và dùng mực thường ghi phần đúng vào khoảng trống phía trên, bên cạnh ghi rõ họ tên, chữ ký người sửa.

4.8.2. Phương pháp ghi bổ sung

Phương pháp này áp dụng khi bỏ sót nghiệp vụ hoặc con số trong định khoản nhỏ hơn con số thực tế cần ghi và sai sót phát hiện muộn, khi đã cộng dồn số liệu.

Ví dụ: Mua vật liệu nhập kho theo giá 56,5 trđ, chưa trả tiền cho người bán.
Giả sử kế toán đã định khoản:
Nợ TK 152: 55,6 trđ
Có TK 331: 55,6 trđ
Khi phát hiện, kế toán ghi bổ sung như sau:
Nợ TK 152: 0,9 trđ
Có TK 331: 0,9 trđ

4.8.3. Phương pháp ghi đỏ (hay ghi âm)

Phương pháp này được sử dụng khi cần điều chỉnh giảm (kể cả xóa đi toàn bộ) con số đã ghi. Theo phương pháp này, kế toán ghi con số đỏ (dùng mực đỏ để ghi) hoặc đặt con số cần ghi vào trong dấu ngoặc đơn (xxx) để xóa bỏ các con số đã ghi sai hoặc ghi thừa. Cụ thể:

* Số đã ghi lớn hơn số thực tế phát sinh: kế toán ghi cùng quan hệ đối ứng tài khoản như cũ với số tiền chênh lệch thừa bằng bút toán đỏ.

Ví dụ trên: kế toán ghi:
Nợ TK 152: 65,5 trđ
Có TK 331: 65,5 trđ
Khi phát hiện, ghi đỏ phần chênh lệch thừa:
Nợ TK 152: (9 trđ)
Có TK 331: (9 trđ)

* Ghi trùng nghiệp vụ 2 lần: kế toán lập định khoản mới cùng quan hệ đối ứng và cùng số phát sinh bằng bút toán đỏ để xóa giá trị ghi thừa.

* Ghi sai định khoản: khi phát hiện, kế toán ghi lại định khoản đã ghi sai bằng mực đỏ để xóa, rồi ghi lại định khoản đúng bằng mực thường.