Bài giảng1.5 Chương 5 – Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

5.1. Nhiệm vụ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

5.1.1. Ý nghĩa việc quản lý lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương

5.1.1.1. Lao động, ý nghĩa việc quản lý lao động

Lao động là sự hoạt động chân tay và trí óc của con người nhằm biến đổi các vật tự nhiên thành những vật phẩm thoả mãn nhu cầu sinh hoạt của con người. Để duy trì đời sống, loài người phải luôn lao động để thu lấy tất cả những thứ trong tự nhiên cần thiết vĩnh viễn cho sự tồn tại và phát triển của xã hội loài người.

Lao động của con người cùng với đối tượng lao động và tư liệu lao động hợp thành ba yếu tố của quá trình sản xuất. Trong ba yếu tố đó thì lao động của con người là yếu tố quan trọng nhất, vì không có lao động của con người thì tư liệu lao động (như công cụ sản xuất, ruộng đất, nhà cửa dùng vào sản xuất, phương tiện giao thông vận tải,… .) và đối tượng lao động (như nguyên liệu. vật liệu,… .) chỉ là những vật vô dụng.

Trong quá trình lao động con người luôn sáng tạo, cải tiến công cụ, hợp tác cùng nhau trong quá trình lao động để không ngừng nâng cao năng suất lao động (đó là đặc tính vốn có của con người); cũng trong quá trình đó, trình độ kỹ thuật của người lao động, kinh nghiệm sản xuất, chuyên môn hoá lao động ngày càng cao.

Chính tác động trên đã làm cho trình độ sản xuất ngày càng cao; một người (nhóm người) lao động chỉ tham gia (trực tiếp hoặc gián tiếp) vào một công đoạn sản xuất ra sản phẩm; có nhiều loại lao động khác nhau, trên nhiều khâu (lĩnh vực) khác nhau. Để quá trình sản xuất đạt hiệu quả cao (tiết kiệm chi phí lao động sống, góp phần hạ giá thành sản phẩm), việc phân công lao động hợp lý, phát huy sở trường của từng (nhóm) người lao động là cần thiết và vô cùng quan trọng.

Quản lý lao động gồm nhiều vấn đề, song chủ yếu thể hiện trên một số nội dung sau:

Quản lý số lượng lao động: là quản lý về số lượng người lao động trên các mặt: giới tính, độ tuổi, chuyên môn, …

Quản lý chất lượng lao động: là quản lý năng lực mọi mặt của từng (nhóm) người lao động trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm (như: sức khoẻ lao động, trình độ kỹ năng – kỹ xảo, ý thức kỷ luật,…)

Chỉ có trên cơ sở nắm chắc số, chất lượng lao động trên thì việc tổ chức, sắp xếp, bố trí các lao động mới hợp lý, làm cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp hoạt động nhịp nhàng có hiệu quả cao. Ngược lại, không quan tâm đúng mức việc quản lý lao động thì dẫn tới sức sản xuất của doanh nghiệp bị trì trệ, kém hiệu quả.

Đồng thời, quản lý lao động tốt là cơ sở cho việc đánh giá trả thù lao cho từng lao động đúng; việc trả thù lao đúng sẽ kích thích được toàn bộ lao động trong doanh nghiệp lao động sáng tạo, nâng cao kỹ năng- kỹ xảo, tiết kiệm nguyên vật liệu, tăng năng suất lao động góp phần tăng lợi nhuận. (nếu đánh giá sai, việc trả thù lao không đúng thì kết quả ngược lại)

5.1.1.2. ý nghĩa tiền lương và các khoản trích theo lương

Tiền lương (hay tiền công ) là số tiền thù lao mà doanh nghiệp trả cho người lao động theo số lượng và chất lượng lao động mà họ đóng góp cho doanh nghiệp, để tái sản xuất sức lao động, bù đắp hao phí lao động của họ trong quá trình sản xuất kinh doanh.

Để trả tiền lương cho người lao động đúng (hợp lý), doanh nghiệp phải đảm bảo được các yêu cầu sau: đúng với chế độ tiền lương của nhà nước; gắn với quản lý lao động của doanh nghiệp. Các yêu cầu trên có quan hệ chặt chẽ với nhau và chỉ có trên cơ sở yêu cầu đó thì tiền lương mới kích thích được người lao động trong nâng cao tay nghề, nâng cao ý thức kỷ luật, thi đua lao động sản xuất thúc đẩy được sản xuất phát triển; (và ngược lại).

Ngoài tiền lương, người lao động còn được hưởng các khoản phụ cấp, trợ cấp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế…, các khoản này cũng góp phần trợ giúp người lao động và tăng thêm thu nhập cho họ trong các trường hợp khó khăn, tạm thời hoặc vĩnh viễn mất sức lao động.

5.1.2.Nhiệm vụ kế toán tiền luơng và các khoản trích theo lương

Hạch toán lao động, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương không chỉ liên quan đến quyền lợi của người lao động, mà còn liên quan đến các chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh, giá thành sản phẩm của doanh nghiệp, liên quan đến tình hình chấp hành các chính sách về lao động tiền lương của Nhà nước.

Để phục vụ yêu cầu quản lý chặt chẽ, có hiệu quả, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở doanh nghiệp phải thực hiện các nhiện vụ sau:

– Tổ chức hạch toán đúng thời gian, số lượng, chất lượng và kết quả lao động của người lao động, tính đúng và thanh toán kịp thời tiền lương và các khoản liên quan khác cho người lao động.

– Tính toán, phân bổ hợp lý chính xác chi phí tiền lương, tiền công và các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn cho các đối tượng sử dụng liên quan.

– Định kỳ tiến hành phân tích tình hình sử dụng lao động, tình hình quản lý và chi tiêu quĩ tiền lương; cung cấp các thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan.

5.2. Hình thức tiền lương, quĩ tiền lương và các khoản trích theo lương

5.2.1. Các hình thức trả lương

Việc tính trả lương có thể thực hiện theo mhiều hình thức khác nhau, tuỳ theo đặc điểm hoạt động kinh doanh, tính chất công việc và trình độ quản lý. Trên thực tế, thường áp dụng các hình thức tiền lương sau:

*Hình thức tiền lương thời gian: là hình thức tiền lương theo thời gian làm việc, cấp bậc kỹ thuật và thang lương của người lao động. Theo hình thức này, tiền lương thời gian, tiền lương phải trả được tính bằng: thời gian làm việc thực tế nhân với mức lương thời gian.

Tiền lương thời gian với đơn giá tiền lương cố định gọi là tiền lương thời gian giản đơn. Tiền lương thời gian giản đơn có thể kết hợp chế độ tiền thưởng để khuyến khích người lao động hăng hái làm việc, tạo nên tiền lương thời gian có thưởng.

Để áp dụng trả lương theo thời gian, doanh nghiệp phải theo dõi ghi chép thời gian làm việc của người lao động và mức lương thời gian của họ.

Các doanh nghiệp chỉ áp dụng tiền lương thời gian cho những công việc chưa xây dựng được định mức lao động, chưa có đơn giá tiền lương sản phẩm; thường áp dụng cho lao động làm công tác văn phòng như hành chính, quản trị, thống kê, kế toán, tài vụ,…

Hình thức trả lương theo thời gian có nhiều hạn chế là chưa gắn được tiền lương với kết quả và chất lượng lao động.

*Hình thức tiền lương theo sản phẩm: là hình thức tiền lương tính theo số lượng, chất lượng sản phẩm, công việc đã hoàn thành đảm bảo yêu cầu chất lượng và đơn giá tiền lương tính cho một đơn vị sản phẩm, công việc đó. Tiền lương sản phẩm phải trả tính bằng: số lượng hoặc khối lượng công việc, sản phẩm hoàn thành đủ tiêu chuẩn chất lượng, nhân với đơn giá tiền lương sản phẩm.

Việc xác định tiền lương sản phẩm phải dựa trên cơ sở các tài liệu về hạch toán kết quả lao động.

Tiền lương sản phẩm có thể áp dụng đối với lao động trực tiếp sản xuất sản phẩm, gọi là tiền lương sản phẩm trực tiếp, hoặc có thể áp dụng đối với người gián tiếp phục vụ sản xuất sản phẩm gọi là tiền lương sản phẩm gián tiếp.

Để khuyến khích người lao động nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm, doanh nghiệp có thể áp dụng các đơn giá lương sản phẩm khác nhau.

– Tiền lương sản phẩm tính theo đơn giá tiền lương cố định, gọi gọi là tiền lương sản phẩm giản đơn.

– Tiền lương sản phẩm giản đơn kết hợp với tiền thưởng về năng suất chất lượng sản phẩm, gọi là tiền lương sản phẩm có thưởng.

– Tiền lương sản phẩm tính theo đơn giá lương sản phẩm tăng dần áp dụng theo mức độ hoàn thành vượt mức khối lượng sản phẩm, gọi là tiền lương sản phẩm luỹ tiến.

Tiền lương sản phẩm khoán (thực chất là một dạng của hình tiền lương sản phẩm): hình thức này có thể khoán việc, khoán khối lượng, khoán sản phẩm cuối cùng, khoán quĩ lương.

Ưu điểm của hình thức tiền lương sản phẩm: đảm bảo nguyên tắc phân phối theo số lượng, chất lượng lao động; khuyến khích người lao động quan tâm đến kết quả và chất lượng sản phẩm.

5.2.2. Quỹ tiền lương

Quỹ tiền lương của doanh nghiệp là toàn bộ tiền lương tính theo người lao động của doanh nghiệp do doanh nghiệp quản lý và chi trả.

Quĩ tiền lương bao gồm :

  • Tiền lương trả theo thời gian, trả theo sản phẩm, lương khoán;
  • Các loại phụ cấp làm đêm, thêm giờ và phụ cấp độc hại…;
  • Tiền lương trả cho người lao động sản xuất ra sản phẩm hỏng trong phạm vi chế độ qui định;
  • Tiền lương trả cho thời gian người lao động ngừng sản xuất do nguyên nhân khách quan như: đi học, tập quân sự, hội nghị, nghỉ phép năm…;

– Các khoản tiền thưởng có tính chất thường xuyên…..

Trong doanh nghiệp, để phục vụ cho công tác hạch toán và phân tích tiền lương có thể chia ra tiền lương chính và tiền lương phụ.

Tiền lương chính: là tiền lương trả cho thời gian người lao động làm nhiệm vụ chính của họ, gồm tiền lương trả theo cấp bậc và các khoản phụ cấp kèm theo.

Tiền lương phụ: là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian họ thực hiện các nhiệm vụ khác do doanh nghiệp điều động như: hội họp, tập quân sự, nghỉ phép năm theo chế độ,…

Tiền lương chính của người lao động trực tiếp sản xuất gắn liền với quá trình sản xuất ra sản phẩm; tiền lương phụ của người lao động trực tiếp sản xuất không gắn với quá trình sản xuất ra sản phẩm. Vì vậy, việc phân chia tiền lương chính và tiền lương phụ có ý nghĩa nhất định đối với công tác hạch toán và phân tích giá thành sản phẩm. Tiền lương chính thường được hạch toán trực tiếp vào các đối tượng tính giá thành, có quan hệ chặt chẽ với năng suất lao động. Tiền lương phụ thường phải phân bổ gián tiếp vào các đối tượng tính giá thành, không có mối quan hệ trực tiếp đến năng suất lao động.

Để bảo đảm cho doanh nghiệp hoàn thành và vượt mức kế hoạch sản xuất thì việc quản lý và chi tiêu quĩ tiền lương phải hợp lý, tiết kiệm quĩ tiền lương nhằm phục vụ tốt cho việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

5.2.3. Quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn.

* Quỹ bảo hiểm xã hội: được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số quỹ lương cơ bản và các khoản phụ cấp (chức vụ, khu vực,…) của người lao động thực tế phát sinh trong tháng.

Theo chế độ hiện hành, tỷ lệ trích bảo hiểm xã hội là 20%, trong đó 15% do đơn vị hoặc chủ sử dụng lao động nộp, được tính vào chi phí kinh doanh, 5% còn lại do người lao động đóng góp và được tính trừ vào thu nhập của họ.

Quĩ bảo hiểm xã hội được chi tiêu cho các trường hợp người lao động ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hưu trí, tử tuất; quĩ này do cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý.

* Quĩ bảo hiểm y tế: được sử dụng để thanh toán các khoản tiền khám chữa bệnh, thuốc chữa bệnh, viện phí,… cho người lao động trong thời gian ốm đau, sinh đẻ,…. Quĩ này được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ qui định trên tổng số tiền lương cơ bản và các khoản phụ cấp của người lao động thực tế phát sinh trong tháng.

Tỷ lệ trích bảo hiểm y tế hiện hành là 3%, trong đó 2% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh và 1% trừ vào thu nhập của người lao động.

* Kinh phí công đoàn: hình thành do việc trích lập theo tỷ lệ qui định trên tổng số tiền lương thực tế phải trả cho người lao động thực tế phát sinh trong tháng, tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.

Tỷ lệ trích kinh phí công đoàn theo chế độ hiện hành là 2%. Số kinh phí công đoàn doanh nghiệp trích được, một phần nộp lên lên cơ quan quản lý công đoàn cấp trên, một phần để lại doanh nghiệp chi tiêu cho hoạt động công đoàn tại doanh nghiệp.

Tiền lương phải trả cho người lao động, cùng các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn hợp thành chi phí nhân công trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh.

Ngoài chế độ tiền lương và các khoản trích theo lương, doanh nghiệp còn xây dựng chế độ tiền thưởng tập thể, cá nhân có thành tích trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Tiền thưởng nhằm kích thích người lao động trong sản xuất kinh doanh gồm có: thưởng thi đua, thưởng nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm vật tư, phát minh sáng kiến cải tiến kỹ thuật,…

5.3. Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương

5.3.1. Các chứng từ hạch toán lao động; tính lương và trợ cấp bảo hiểm xã hội

5.3.1.1. Chứng từ hạch toán lao động

Ở các doanh nghiệp, tổ chức hạch toán về lao động thường do bộ phận tổ chức lao động, nhân sự của doanh nghiệp thực hiện. Tuy nhiên, các chứng từ ban đầu về lao động là cơ sở để tính trả lương và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động; là tài liệu quan trọng để đánh giá hiệu quả các biện pháp quản lý lao động vận dụng ở doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp phải vận dụng lập các chứng từ ban đầu về lao động phù hợp với các yêu cầu quản lý lao động, phản ánh rõ ràng, đầy đủ số lượng, chất lượng lao động.

Các chứng từ ban đầu gồm :

– Mẫu số: 01- LĐTL – Bảng chấm công: bảng chấm công do các tổ sản xuất hoặc các phòng ban lập, nhằm cung cấp chi tiết số ngày công của từng người lao động theo tháng, hoặc theo tuần (tùy theo cách chấm công và trả lương ở doanh nghiệp).

– Mẫu số: 03 –LĐTL – Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng bảo hiểm xã hội: chứng từ này do các cơ sở y tế được phép lập riêng cho từng cá nhân người lao động, nhằm cung cấp số ngày người lao động được nghỉ và hưởng các khoản trợ cấp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.

– Mẫu số: 06 – LĐTL – Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành

Mục đích lập chứng từ này nhằm, xác nhận số sản phẩm hoặc công việc hoàn thành của đơn vị hoặc cá nhân người lao động làm cơ sở để lập bảng thanh toán tiền lương hoặc tiền công cho người lao động; phiếu này do người giao việc lập, phòng lao động tiền lương thu nhận và ký duyệt trước khi chuyển đến kế toán làm chứng từ hợp pháp để trả lương.

– Mẫu số: 07-LĐTL – Phiếu báo làm thêm giờ

– Mẫu số: 08-LĐTL- Hợp đồng giao khoán: phiếu này là bản ký kết giữa người giao khoán và người nhận khoán về khối lượng công việc, thời gian làm việc, trách nhiệm và quyền lợi mỗi bên khi thực hiện công việc đó; đồng thời, là sơ sở để thanh toán tiền công lao động cho người nhận khoán.

– Mẫu số: 09 –LĐTL – Biên bản điều tra tai nạn lao động

Biên bản này nhằm xác định chính xác, cụ thể tai nạn lao động xảy ra tại đơn vị để có chế độ bảo hiểm cho người lao động một cách thỏa đáng; và trên cơ sở biên bản đó có các biện pháp đảm bảo an toàn lao động, ngăn ngừa tai nạn xảy ra tại đơn vị

Trên cơ sở các chứng từ ban đầu, bộ phận lao động tiền lương thu thập, kiểm tra, đối chiếu với chế độ của nhà nước, doanh nghiệp và thỏa thuận theo hợp đồng lao động; sau đó ký xác nhận chuyển cho kế toán tiền lương làm căn cứ lập các bảng thanh toán lương, thanh toán bảo hiểm xã hội.

5.3.1.2. Chứng từ tính lương và các khoản trợ cấp bảo hiểm xã hội

Hiện nay, Nhà nước cho phép doanh nghiệp trả lương cho người lao động theo tháng, hoặc tuần. Việc tính lương và các khoản trợ cấp bảo hiểm xã hội, kế toán phải tính riêng cho từng người lao động, tổng hợp lương theo theo từng tổ sản xuất, từng phòng ban quản lý.

Trường hợp trả lương khoán cho tập thể người lao động, kế toán phải tính lương, trả lương cho từng việc khoán và hướng dẫn chia lương cho từng thành viên trong nhóm (tập thể) đó theo các phương pháp chia lương nhất định, nhưng phải đảm bảo công bằng, hợp lý.

Căn cứ các chứng từ ban đầu có liên quan đến tiền lương và trợ cấp bảo hiểm xã hội được duyệt, kế toán lập các bảng thanh toán sau:

– Bảng thanh toán tiền lương (mẫu số: 02 – LĐTL )

Mỗi tổ sản xuất, mỗi phòng (ban) quản lý mở một bảng thanh toán lương, trong đó kê tên và các khoản lương được lĩnh của từng người trong đơn vị.

  • Danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH (mẫu số: 04 – LĐTL)

Bảng này được mở để theo dõi cho cả doanh nghiệp về các chỉ tiêu: họ tên và nội dung từng khoản bảo hiểm xã hội người lao động được hưởng trong tháng.

  • Bảng thanh toán tiền thưởng (mẫu số: 05 – LĐTL)

Bảng này được lập cho từng tổ sản xuất, từng phòng, ban, bộ phận kinh doanh…; các bảng thanh toán này là căn cứ để trả lương và khấu trừ các khoản khác như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, khoản bồi thường vật chất,… đối với người lao động.

5.3.2. Tài khoản kế toán sử dụng

Để tiến hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, kế toán sử dụng một số tài khoản sau:

* Tài khoản 334- Phải trả người lao động : tài khoản này phản ánh tiền lương, các khoản thanh toán trợ cấp bảo hiểm xã hội, tiền thưởng,… và các khoản thanh toán khác có liên quan đến thu nhập của người lao động.

Kết cấu tài khoản này như sau:

– Bên nợ:

+ Các khoản tiền lương và khoản khác đã trả người lao động;

+ Các khoản khấu trừ vào tiền lương và thu nhập của người lao động;

+ Các khoản tiền lương và thu nhập của người lao động chưa lĩnh, chuyển sang các khoản thanh toán khác.

– Bên có:

Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, bảo hiểm xã hội và các khoản khác còn phải trả, phải chi cho người lao động.

– Dư nợ (nếu có ): số tiền trả thừa cho người lao động.

– Dư có: tiền lương, tiền công, tiền thưởng cố tính chất lương và các khoản khác còn phải trả cho người lao động.

TK này được mở chi tiết theo 2 TK cấp 2:

TK 3341 – Phải trả công nhân viên: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền thưởng có tính chất lương, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của công nhân viên.

TK 3348 – Phải trả người lao động khác: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động khác ngoài công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền thưởng (nếu có) có tính chất về tiền công và các khoản khá thuộc về thu nhập của người lao động.

* Tài khoản 338- Phải trả, phải nộp khác: tài khoản này phản ánh các khoản phải trả, phải nộp cho cơ quan pháp luật; cho các tổ chức đoàn thể xã hội; cho cấp trên về kinh phí công đoàn; bảo hiểm xã hội, y tế; các khoản cho vay, cho mượn tạm thời; giá trị tài sản thừa chờ xử lý… .

Kết cấu tài khoản này như sau:

– Bên nợ :

+ Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý;

+ Khoản bảo hiểm xã hội phải trả cho người lao động;

+ Các khoản đã chi về kinh phí công đoàn;

+ Xử lý giá trị tài sản thừa, các khoản đã trả, đã nộp khác.

– Bên có :

+ Trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chi phí kinh doanh, khấu trừ vào lương công nhân viên;

+ Giá trị tài sản thừa chờ xử lý;

+ Số đã nộp, đã trả lớn hơn số phải nộp, phải trả được cấp bù;

+ Các khoản phải trả khác.

– Dư nợ: (nếu có) số trả thừa, nộp thừa, vượt chi chưa được thanh toán.

– Dư có : số tiền còn phải trả, phải nộp; giá trị tài sản thừa chờ xử lý.

TK 338: có các tài khoản cấp 2

3381- Tài sản thừa chờ giải quyết

3382 – Kinh phí công đoàn

3383 – Bảo hiểm xã hội

3384 – Bảo hiểm y tế

3387 – Doanh thu chưa thực hiện

3388 – Phải trả, phải nộp khác

Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác như: TK 335 – chi phí phải trả; TK 622 – chi phí nhân công trực tiếp; TK 627 – chi phí sản xuất chung; TK 111, 112, 138,…đã được nghiên cứu ở các chương liên quan.

5.3.3. Tổng hợp, phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương .

Hàng tháng kế toán tiền lương phải tổng hợp tiền lương phải trả trong kỳ theo từng đối tượng sử dụng và tính BHXH, BHYT, KPCĐ hàng tháng tính vào chi phí kinh doanh theo mức lương qui định của chế độ, tổng hợp các số liệu này kế toán lập “bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội”

Trên bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội ngoài tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ còn phản ánh khoản trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất (nếu có); bảng này được lập hàng tháng trên cơ cở các bảng thanh toán lương đã lập theo các tổ, (đội) sản xuất, các phòng, ban quản lý, các bộ pbận kinh doanh và các chế độ trích lập BHXH, BHYT, KPCĐ, mức trích trước tiền lương nghỉ phép…

Căn cứ vào các bảng thanh toán lương; kế toán tổng hợp và phân loại tiền lương phải trả theo từng đối tượng sử dụng lao động, theo nội dung: lương trả trực tiếp cho sản xuất hay phục vụ quản lý ở các bộ phận liên quan; đồng thời có phân biệt tiền lương chính tiền lương phụ; các khoản phụ cấp… để tổng hợp số liêụ ghi vào cột ghi có TK 334 “Phải trả công nhân viên’’ vào các dòng phù hợp.

Căn cứ tiền lương cấp bậc, tiền lương thực tế phải trả và các tỷ lệ trích BHXH, BHYT, KPCĐ, trích trước tiền lương nghỉ phép …, kế toán tính và ghi số liệu vào các cột liên quan trong biểu.

Số liệu ở bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội do kế toán tiền lương lập, được chuyển cho các bộ phận kế toán liên quan làm căn cứ ghi sổ và đối chiếu. Ví dụ: kế toán chi phí kinh doanh căn cứ vào bảng phân bổ để tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh củá các bộ phận liên quan; kế toán thanh toán căn cứ vào bảng phân bổ để lập bảng tổng hợp tiền lương lập kế hoạch rút tiền chi trả lương hàng tháng cho công nhân viên.

5.3.4. Trình tự kế toán các nghiệp vụ liên quan đến tiền lương, các khoản trích theo lương

1. Hàng tháng tính tiền lương, các khoản phụ cấp theo quy định phải trả cho người lao động và phân bổ cho các đối tượng, kế toán ghi sổ theo định khoản:

Nợ TK 241: Tiền lương trả cho bộ phận xây dựng cơ bản

Nợ TK 622: Nếu tiền lương phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm.

Nợ TK 623 (6231): Tiền lương trả cho công nhân sử dụng máy

Nợ TK 627 (6271): Tiền lương phải trả cho nhân viên quản lý và phục vụ sản xuất ở phân xưởng sản xuất.

Nợ TK 641(6411): Tiền lương phải trả cho nhân viên bán hàng.

Nợ TK 642 (6421): Tiền lương phải trả cho nhân viên các phòng, ban quản lý doanh nghiệp.

Có TK 334: Tổng số tiền lương phải trả cho công nhân viên trong tháng

2. Tiền thưởng phải trả cho công nhân viên

Nợ TK 431 (4311): Thưởng thi đua từ quĩ khen thưởng

Nợ TK622, 627, 641, 642… : Thưởng tính vào chi phí kinh doanh

Có TK 334: Tổng số tiền thưởng phải trả

3. Trích BHXH, BHYT, KPCĐ hàng tháng Nợ TK 622, 627, 641, 642… Phần tính vào chi phí sản xuất kinh doanh

Nợ TK 334: Phần trừ vào thu nhập của người lao động

Có TK 338 (3382, 3383, 3384 theo tổng các khoản KPCĐ, BHXH, BHYT phải trích lập.

4. Bảo hiểm xã hộị phải trả công nhân viên

– Trường hợp doanh nghiệp được giữ lại một phần bảo hiểm xã hội để trực tiếp chi tại doanh nghiệp, thì số phải trả trực tiếp cho công nhân viên, kế toán ghi sổ theo định khoản:

Nợ TK 338(3383 )

Có TK 334 – Phải trả công nhân viên

– Trường hợp doanh nghiệp phải nộp toàn bộ số trích BHXH cho cơ quan bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp có thể chi hộ (ứng hộ) cơ quan bảo hiểm xã hội để trả cho công nhân viên và thanh quyết toán khi nộp các khoản kinh phí này đối với cơ quan bảo hiểm xã hội; kế toán ghi sổ:

Nợ TK 138 (1388 )

Có TK 334 – Phải trả công nhân viên

5. Các khoản khấu trừ vào thu nhập của công nhân viên, kế toán ghi:

Nợ TK 334 – Phải trả công nhân viên: tổng số các khoản khấu trừ

Có TK 333 (3338) thuế và các khoản phải nộp nhà nước

Có TK 141, 138…

6. Thanh toán tiền lương, bảo hiểm xã hội cho công nhân viên; kế toán ghi sổ theo định khoản:

– Nếu thanh toán bằng tiền:

Nợ TK 334: Phải trả công nhân viên

Có TK 111, 112

– Nếu thanh toán bằng vật tư, hàng hóa, kế toán ghi:

+ Giá vốn của vật tư, hàng hóa:

Nợ TK 632: giá vốn vật tư hàng hóa

Có TK 152, 153, 154, 155

+ Ghi nhận giá thanh toán:

Nợ TK 334: Phải trả công nhân viên

Có TK 512: Doanh thu nội bộ

Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp

7. Chuyển tiền nộp BHXH, BHYT, KPCĐ

Nợ TK 338(3382, 3383, 3384) – Phải trả, phải nộp khác

Có TK 111, 112

8. Chi tiêu kinh phí công đoàn để lại cho doanh nghiệp; kế toán ghi sổ theo định khoản:

Nợ TK 338 (3382)

Có TK 111, 112

9. Đến hết kỳ trả lương còn có công nhân chưa lĩnh lương; kế toán chuyển lương chưa lĩnh thành các khoản phải trả, phải nộp khác

Nợ TK 334 – Phải trả công nhân viên

Có TK 338 (3388)

10. Khoản kinh phí công đoàn vượt chi được cấp bù, khi nhận được kế toán ghi sổ theo định khoản:

Nợ TK 111, 112

Có TK 338 – Phải trả phải nộp khác

11. Đối với những doanh nghiệp sản xuất, để đảm bảo sự ổn định của giá thành sản phẩm, doanh nghiệp có thể trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất tính vào chi phí sản xuất sản phẩm, coi như một khoản chi phí phải trả. Mức trích được tính như sau:

 

– Khi trích trước tiền lương nghỉ phép kế toán ghi:

Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp

Có Tk 335 – Chi phí phải trả

– Thực tế khi trả lương nghỉ phép kế toán ghi:

Nợ TK 335 – Chi phí phải trả
Có TK 334 – Phải trả công nhân viên