Bài giảng1.7 Chương 7 – Sổ sách kế toán – Hình thức kế toán – Bộ máy kế toán

7.1. SỔ SÁCH KẾ TOÁN
7.1.1. Khái niệm

Sổ kế toán là công cụ dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến doanh nghiệp.

Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất cho một kỳ kế toán năm. Doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại
doanh nghiệp và yêu cầu quản lý để mở đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết.
Về hình thức: Sổ kế toán phải ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại
diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; số trang; đóng dấu giáp lai.

Về nội dung: Sổ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

a) Ngày, tháng ghi sổ;
b) Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;
c) Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
d) Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào các tài khoản kế toán;
đ) Số dư đầu kỳ, số tiền phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ.

7.1.2. Phân loại sổ kế toán

Sổ kế toán bao gồm nhiều loại khác nhau, có thể phân loại sổ kế toán theo các tiêu thức sau:

+ Phân loại theo cách ghi thì sổ kế toán được chia làm 3 loại:

  • Sổ ghi theo thứ tự thời gian phát sinh nghiệp vụ kinh tế: thuộc loại này bao gồm các loại: sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ nhật ký quỹ
  • Sổ ghi theo hệ thống là loại sổ ghi theo sự phân loại của tài khoản tổng hợp hoặc chi tiết. thuộc loại này bao gồm các loại : Sổ Cái và các sổ chi tiết
  • Sổ liên hợp là loại sổ kết hợp giữa ghi theo thời gian và ghi theo hệ thống. thuộc loại này bao gồm các loại sổ nhật ký, sổ cái, các nhật ký chứng từ.

+ Phân loại theo mức độ tổng hợp của số liệu thì hệ thống sổ kế toán được chia làm các loại:

– Sổ kế toán tổng hợp: là sổ phản ánh số liệu kế toán đầy đủ (số dư, số phát sinh) tổng quát cho một đối tượng tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí,…sổ tổng hợp bao gồm sổ Nhật ký và sổ Cái tài khoản

Sổ Nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ đó. Số liệu kế toán trên sổ Nhật ký phản ánh tổng số phát sinh bên Nợ và bên Có của tất cả các tài khoản kế toán sử dụng ở doanh nghiệp.

Sổ Cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ và trong một niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu kế toán trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

– Sổ kế toán chi tiết: sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa được phản ánh trên sổ Nhật ký và sổ Cái.

Số lượng, kết cấu các sổ kế toán chi tiết không quy định bắt buộc. Các doanh nghiệp căn cứ vào quy định mang tính hướng dẫn của Nhà nước về sổ kế toán chi tiết và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp để mở các sổ kế toán chi tiết cần thiết, phù hợp.

+ Phân loại theo kết cấu thì sổ kế toán chia làm 4 loại sau:

– Sổ kết cấu cột chi tiết theo một bên của tài khoản là sổ mà phần ghi Nợ tài khoản và phần ghi Có tài khoản nằm cùng một bên trang sổ. Sau đây là mẫu sổ kiểu một bên

Mẫu sổ kết cấu kiểu một bên
Tài khoản: xxx

– Sổ kết cấu kiểu 2 bên của tài khoản: là sổ kế toán mà mỗi trang chia thành hai bên để phản ánh riêng số phát sinh bên Nợ và bên Có của tài khoản. Sau đây là mẫu
sổ kiểu hai bên:

Mẫu sổ kết cấu kiểu hai bên
Tài khoản: xxx

– Sổ kiểu nhiều cột: là loại sổ dùng để kết hợp ghi số liệu chi tiết bằng cách mở nhiều cột ở bên Nợ hoặc bên Có của tài khoản trong một trang sổ. Sổ kết cấu nhiều cột thích hợp cho việc phân tích, tổng hợp của các đối tượng như doanh thu, chi phí

Mẫu sổ kết cấu kiểu nhiều cột
Tài khoản: xxx

– Sổ kiểu bàn cờ: là loại sổ được lập theo nguyên tắc kết cấu của bảng đối chiếu phát sinh kiểu bàn cờ. Theo đó, kết cấu của sổ gồm nhiều dòng, nhiều cột, mỗi cột
hay mỗi dòng là một tài khoản đối ứng. Các sổ của hình thức nhật ký- chứng từ đều có kết cấu theo loại này

Mẫu sổ kết cấu kiểu bàn cờ

+ Phân loại theo hình thức thì sổ kế toán chia làm 2 loại là sổ tờ rời và sổ đóng thành quyển.

Sổ tờ rời là những tờ sổ để riêng lẻ hoặc kẹp trong các bìa cứng theo một trình tự nhất định để tiện việc ghi chép, bảo quản và sử dụng.

Sổ đóng thành quyển: là loại sổ kế toán mà các tờ sổ được đóng thành những tập nhất định.

7.1.3. Trách nhiệm của người giữ và ghi sổ kế toán

Sổ kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ. Sổ kế toán giao cho nhân viên nào thì nhân viên đó phải chịu trách nhiệm về những điều ghi trong sổ và việc giữ sổ trong suốt thời gian dùng sổ.

Khi có sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ, kế toán trưởng phải tổ chức việc bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa nhân viên cũ và nhân viên mới. Biên bản
bàn giao phải được kế toán trưởng ký xác nhận.

7.1.4. Ghi sổ kế toán bằng tay hoặc bằng máy vi tính

Đơn vị kế toán được ghi sổ kế toán bằng tay hoặc ghi sổ kế toán bằng máy vi tính. Trường hợp ghi sổ bằng tay phải theo một trong các hình thức kế toán và mẫu sổ kế toán theo quy định. Đơn vị được mở thêm các sổ kế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý của đơn vị.

Trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì doanh nghiệp được lựa chọn mua hoặc tự xây dựng hình thức kế toán trên máy vi tính cho phù hợp. Hình thức kế toán trên máy vi tính áp dụng tại doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu sau:

– Có đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết để đáp ứng yêu cầu kế toán theo quy định. Các sổ kế toán tổng hợp phải có đầy đủ các yếu tố theo quy định của Chế độ sổ kế toán

– Thực hiện đúng các quy định về mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa chữa sổ kế toán theo quy định của Luật Kế toán, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế toán và quy
định tại Chế độ kế toán này.

– Doanh nghiệp phải căn cứ vào các tiêu chuẩn, điều kiện của phần mềm kế toán do Bộ Tài chính quy định tại Thông tư số 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 để lựa
chọn phần mềm kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý và điều kiện của doanh nghiệp

7.1.5. Trình tự ghi sổ kế toán
7.1.5.1. Mở sổ

Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm. Đối với doanh nghiệp mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập. Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng
của doanh nghiệp có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán ghi bằng tay trước khi sử dụng, hoặc ký duyệt vào sổ kế toán chính thức sau khi in ra từ máy vi tính.

Sổ kế toán phải dùng mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn, có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời. Các tờ sổ khi dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ.
Trước khi dùng sổ kế toán phải hoàn thiện các thủ tục sau:

Đối với sổ kế toán dạng quyển:

Trang đầu sổ phải ghi tõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác. Sổ kế toán phải đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán.

Đối với sổ tờ rời:

Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ. Các tờ rời trước khi dùng phải được giám đốc doanh nghiệp hoặc người được uỷ quyền ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời. Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo sự an toàn, dễ tìm.

7.1.5.2. Ghi sổ

Việc ghi sổ kế toán nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra bảo đảm các quy định về chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh

7.1.5.3. Khóa sổ
Cuối kỳ kế toán phải khoá sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính. Ngoài ra phải khoá sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

7.1.6. Sửa chữa sổ kế toán
7.1.6.1. Sửa chữa sổ kế toán ghi bằng tay

Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót trong quá trình ghi sổ kế toán thì không được tẩy xoá làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong các phương pháp sau:

+ Phương pháp cải chính:

Phương pháp này dùng để đính chính những sai sót bằng cách gạch một đường thẳng xoá bỏ chỗ ghi sai nhưng vẫn đảm bảo nhìn rõ nội dung sai. Trên chỗ bị xoá bỏ ghi con số hoặc chữ đúng bằng mực thường ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán bên cạnh chỗ sửa. Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp:

– Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản;
– Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng.

+ Phương pháp ghi số âm (còn gọi Phương pháp ghi đỏ):

Phương pháp này dùng để điều chỉnh những sai sót bằng cách: Ghi lại bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn bút toán đã ghi sai để huỷ bút toán đã ghi sai. Ghi lại bút
toán đúng bằng mực thường để thay thế.

Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp:

– Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai đã ghi sổ kế toán mà không thể sửa lại bằng phương pháp cải chính;

– Phát hiện ra sai sót sau khi đã nộp báo cáo tài chính cho cơ quan có thẩm quyền Trong trường hợp này được sửa chữa sai sót vào sổ kế toán năm phát hiện ra sai sót
theo phương pháp phi hồi tố, hoặc hồi tố theo quy định của chuẩn mực kế toán số 29 “Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót”;

– Sai sót trong đó bút toán ở tài khoản đã ghi số tiền nhiều lần hoặc con số ghi sai lớn hơn con số ghi đúng. Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì phải lập một “Chứng từ ghi sổ đính chính” do kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) ký xác nhận.

+ Phương pháp ghi bổ sung:

Phương pháp này áp dụng cho trường hợp ghi đúng về quan hệ đối ứng tài khoản nhưng số tiền ghi sổ ít hơn số tiền trên chứng từ hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ. Sửa chữa theo phương pháp này phải lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung” để ghi bổ sung bằng mực thường số tiền chênh lệch còn thiếu so với chứng từ.

7.1.6.2. Sửa chữa trong trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính

+ Trường hợp phát hiện sai sót trước khi báo cáo tài chính năm nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính;

+ Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót;

+ Các trường hợp sửa chữa khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính đều được thực hiện theo “Phương pháp ghi số âm” hoặc “Phương pháp ghi bổ sung”.

7.1.6.3. Sửa chữa sổ kế toán sau khi báo cáo tài chính đã được duyệt

Khi báo cáo quyết toán năm được duyệt hoặc khi công việc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán kết thúc và đã có ý kiến kết luận chính thức, nếu có quyết định phải sửa chữa
lại số liệu trên báo cáo tài chính liên quan đến số liệu đã ghi sổ kế toán thì đơn vị phải sửa lại sổ kế toán và số dư của những tài khoản kế toán có liên quan theo phương pháp quy định. Việc sửa chữa được thực hiện trực tiếp trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót, đồng thời phải ghi chú vào trang cuối (dòng cuối) của sổ kế toán năm trước có sai sót (nếu phát hiện sai sót báo cáo tài chính đã nộp cho cơ quan có thẩm quyền) để tiện đối chiếu, kiểm tra.

7.1.7. Điều chỉnh sổ kế toán

Trường hợp doanh nghiệp phải áp dụng hồi tố do thay đổi chính sách kế toán và phải điều chỉnh hồi tố do phát hiện sai sót trọng yếu trong các năm trước theo quy định
của chuẩn mực kế toán số 29 “Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót” thì kế toán phải điều chỉnh số dư đầu năm trên sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết của các tài khoản có liên quan.

7.2. Hình thức kế toán
7.2.1. Khái niệm

Với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, qui mô, nhu cầu thông tin kế toán khác nhau mà mỗi doanh nghiệp cần xây dựng cho mình một hệ thống sổ kế toán mà trong đó các loại sổ được liên hệ với nhau một cách chặt chẽ theo trình tự hạch toán của một phần hành. Một hệ thống sổ kế toán được xây dựng là một hình thức tổ chức sổ nhất định mà doanh nghiệp căn cứ vào đó để thực hiện công tác kế toán của mình. Do đó, hình thức kế toán có thể được hiểu đó là một hệ thống các loại sổ kế toán có chức năng ghi chép, kết cấu, nội dung khác nhau và được liên kết theo một trình tự hạch toán nhất định.

7.2.2. Các hình thức kế toán hiện hành
7.2.2.1. Hình thức kế toán Nhật ký chung

+ Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh
tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.

Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
– Các sổ, thẻ kế toán chi tiết;
– Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;
– Sổ Cái

 

+ Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung

– Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.

Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt
liên quan. Định kỳ (3, 5, 10… ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).

– Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung

7.2.2.2. Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái

+ Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký

– Sổ Cái Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái: Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký – Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký – Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.

Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau:

– Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết;
– Nhật ký – Sổ Cái

+ Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái

– Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái. Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập,…) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày.
Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi Sổ Nhật ký – Sổ Cái, được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.

– Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký – Sổ Cái.

– Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký – Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:

– Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khoá sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký – Sổ Cái.

Số liệu trên Nhật ký – Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái

7.2.2.3. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

+ Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:

  • Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ.
  • Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.

Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.

Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:
– Các sổ, thẻ kế toán chi tiết;
– Chứng từ ghi sổ;

– Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ;
– Sổ Cái;

+ Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ:

– Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.

– Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ,
Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh.

– Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.

Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

7.2.2.4. Hình thức sổ kế toán Nhật ký – Chứng từ

– Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ.
– Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế.
– Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép.
– Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính.

Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ gồm có các loại sổ kế toán sau:
– Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết;
– Nhật ký chứng từ;
– Bảng phân bổ;
– Bảng kê;
– Sổ Cái;

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ

– Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký – Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan.
Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê và Nhật ký – Chứng từ có liên quan.
Đối với các Nhật ký – Chứng từ được ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật ký – Chứng từ.

– Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký – Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký – Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký – Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái.

Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái.

Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký – Chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính

7.2.2.5. Hình thức kế toán trên máy vi tính

+ Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.

Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.

+ Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính

– Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái…) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.

– Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay

7.3. BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA DOANH NGHIỆP
7.3.1. Khái niệm

Bộ máy kế toán đứng trên giác độ tổ chức công việc là việc sắp xếp, phân công nhiệm vụ cho các nhân viên kế toán nhằm đảm bảo thực hiện công tác kế toán phần hành đầy đủ chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động của đơn vị kế toán. Các nhân viên trong đơn vị kế toán có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Bộ máy kế toán hoạt động hiệu quả hay không là do sự phân công công việc phù hợp từng người; việc tạo lập mối liên hệ chặt chẽ giữa các thành viên trong bộ máy theo tính chất khác nhau của khối lượng công tác kế toán.

7.3.2. Cơ cấu tổ chức

Căn cứ vào khối lượng công tác kế toán và phần hành kế toán để xây dựng cơ cấu bộ máy kế toán phù hợp. Khối lượng công tác kế toán trước hết được nhìn nhận theo từng giai đoạn của quá trình hạch toán: giai đoạn ban đầu trên hệ thống chứng từ, giai đoạn hệ thống hóa theo thời gian và phân loại theo đối tượng cho các chứng từ đã lập trên bộ sổ kế toán; giai đoạn xử lý, chọn số liệu và tiến hành lập các báo cáo kế toán. Trên góc độ này cơ cấu bộ máy kế toán được thiết lập luôn luôn phụ thuộc vào quy mô nghiệp vụ phát sinh ở mỗi doanh nghiệp, mỗi loại hình hoạt động.

Trong doanh nghiệp, khối lượng các phần hành kế toán thường bao gồm:

 

  • Kế toán tài sản cố định
  • Kế toán vật tư, sản phẩm, hàng hóa
  • Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
  • Kế toán bán hàng
  • Kế toán quỹ tiền mặt
  • Kế toán tiền gửi ngân hàng
  • Kế toán thanh toán
  • Kế toán chi phí, giá thành
  • Kế toán xây dựng cơ bản
  • Kế toán vốn, quỹ
  • Kế toán tổng hợp

Mỗi loại hình doanh nghiệp (sản xuất, thương mại, dịch vụ,…) sẽ có các phần hành kế toán chủ yếu khác nhau nên việc xây dựng cơ cấu bộ máy kế toán khác nhau. Theo quan hệ bộ phận trong bộ máy kế toán hình thành nên các cách tổ chức sau đây:

  • Bộ máy kế toán theo kiểu trực tuyến: theo kiểu này, bộ máy kế toán hoạt động theo kiểu trực tiếp nghĩa là kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành không thông qua khâu trung gian nhận lệnh. Với cách tổ chức bộ máy kế toán trực tuyến, mối quan hệ phụ thuộc trong bộ máy kế toán trở nên đơn giản, thực hiện trong một cấp kế toán tập trung, sản xuất kinh doanh và hoạt động quy mô nhỏ.
  • Bộ máy kế toán tổ chức theo kiểu trực tuyến tham mưu: theo kiểu tổ chức này bộ máy kế toán được hình thành bởi mối liên hệ trực tuyến như phương thức trực tiếp trên và mối liên hệ có tính chất tham mưu giữa kế toán trưởng với các kế toán phần hành và kế toán trưởng với các bộ phận tham mưu.
  • Bộ máy kế toán tổ chức theo kiểu chức năng: theo kiểu tổ chức này bộ máy kế toán được chia thành những bộ phận độc lập đảm nhận những hoạt động riêng rẽ. Kế toán trưởng của đơn vị chỉ đạo các kế toán nghiệp vụ thông qua trưởng ban kế toán. Với phương thức này, công việc của kế toán trưởng được giảm nhiều hơn so với hai mô hình trên và công việc tập trung hơn vào các kế toán phần hành. Để bộ máy kế toán hoạt động theo mô hình này hoạt động hiệu quả, kế toán trưởng phải có cách quản lý bao quát hơn và có trình độ chuyên môn chuyên sâu.

7.3.3. Mô hình kế toán
7.3.3.1. Mô hình tổ chức bộ maáy kế toán tập trung

Theo mô hình này, đơn vị kế toán chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán. Phòng kế
toán trung tâm của đơn vị phải thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích của đơn vị.

Trường hợp đơn vị kế toán có các đơn vị trực thuộc, thì chỉ hiểu đơn vị trực thuộc trong mô hình kế toán tập trung không được mở sổ sách và hình thành bộ máy nhân sự riêng, toàn bộ công việc ghi sổ, lập báo cáo kế toán đều thực hiện ở phòng kế toán trung tâm; các đơn vị trực thuộc có thể trở thành đơn vị thực hiện hạch toán ban đầu theo chế độ báo sổ

Mô hình kế toán tập trung được hiểu qua sơ đồ sau

7.3.3.2. Mô hình kế toán phân tán

Theo mô hình này, một máy kế toán được tổ chức thành bộ phận kế toán trung tâm và kế toán trực thuộc. Kế toán trung tâm và kế toán trực thuộc đều có sổ sách kế toán và bộ máy nhân sự tương ứng để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của kế toán phân cấp Kế toán đơn vị trực thuộc phải mở sổ kế toán, thực hiện toàn bộ khối lượng công tác kế toán từ giai đoạn hạch toán ban đầu, ghi sổ và lập báo cáo kế toán lên kế toán trung tâm theo sự phân cấp quy định.

Đơn vị trực thuộc được giao quyền quản lý vốn kinh doanh, được hình thành bộ phận quản lý để điều hành hoạt động kinh doanh tại cơ sở Kế toán trung tâm trong mô hình này là nơi thực hiện khâu tổng hợp số liệu báo cáo của cơ sở, lập các báo cáo tài chính cho các cơ quan tổ chức quản lý; chịu trách nhiệm cuối cùng về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp

Giữa các đơn vị trực thuộc quan hệ với nhau theo nguyên tắc hạch toán kinh tế nội bộ (hệ thống ngang), và quan hệ giữa các đơn vị trực thuộc với kế toán cấp trên (hệ thống dọc) là quan hệ hạch toán kinh tế đầy đủ. Chỉ có đơn vị cấp trên mới có tư cách pháp nhân độc lập, đầy đủ còn các đơn vị trực thuộc không có tư cách pháp nhân đầy đủ, không có tư cách pháp lý để thành lập, hay tuyên bố giải thể, phá sản

Mô hình kế toán phân tán thường áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô kinh doanh lớn, cơ cấu kinh doanh phức tạp và địa bàn kinh doanh rộng, phân tán. Trong
những điều kiện kinh doanh như vậy, doanh nghiệp phải thực hiện phân cấp kinh doanh, phân cấp trong quản lý và do vậy buộc phải phân cấp công tác tổ chức kế toán

7.3.3.3. Mô hình kế toán hỗn hợp

Mô hình kế toán hỗn hợp là sự kết hợp giữa mô hình tập trung và phân tán Đối với những đơn vị trực thuộc kinh doanh có quy mô nhỏ, gần trung tâm điều hành; mặt bằng kinh doanh tập trung, chưa có đủ điều kiện nhận vốn kinh doanh và tự chủ trong quản lý thì đơn vị đó không được phân cấp quản lý và do vậy không cần tổ chức sổ sách kế toán và bộ máy kế toán, toàn bộ công việc kế toán thực hiện tại trung tâm kế toán đặt tại đơn vị cấp trên.

Đối với những đơn vị trực thuộc có đủ điều kiện về tổ chức, quản lý và kinh doanh một cách tự chủ hơn nữa kinh doanh ở quy mô lớn, phân tán mặt bằng thì cần giao vốn, nhiệm vụ kinh doanh cũng như quyền quản lý điều hành. Khi đó, đơn vị này cần thiết lập bộ máy kế toán tại đơn vị trực thuộc. Toàn bộ công tác kế toán được thực hiện ở đơn vị trực thuộc, quan hệ giữa những đơn vị hạch toán phân tán là quan hệ nội bộ; quan hệ với cấp trên qua hệ thống chỉ đạo dọc và chế dộ báo cáo kế toán quy định trong nội bộ. Cấp trên chỉ đạo nhiệm vụ tổng hợp báo cáo kế toán của những đơn vị đó.