Bài giảng3.5 Quyết toán tạm ứng cho anh Trần Văn Hòa

NGHIỆP VỤ QUYẾT TOÁN TẠM ỨNG CHO ANH TRẦN VĂN HÒA

1.Nghiệp vụ

Ngày 6 tháng 11 năm 2016 Phòng kế toán quyết toán tạm ứng cho anh Trằn Văn Hòa đi công tác thuộc phòng nội địa

Dưới đây là hướng dẫn hạch toán trên phần mềm kế toán Misa sme.net2017

2.Chứng từ gốc

Chứng từ gốc gồm có: Giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng, hóa đơn GTGT, Phiếu thu

3. Phân tích nghiệp vụ

Trong quá trình đi công tác anh Hòa có dùng tiền tạm ứng để chi tiếp khách và hóa đơn này dưới 20 triệu đồng vì vậy anh Hòa thanh toán bằng tiền mặt.

Đây là khoản chi phí tiếp khách mục đích là ngoại giao với khách hàng vì vậy khoản chi này sẽ được đưa vào chi phí bán hàng thuộc phòng nội địa

Khoản tạm ứng công ty anh Hòa dùng không hết sẽ phải nộp lại cho thủ quỹ.

Lưu ý: Hóa đơn GTGT khi làm thanh toán phải đầy đủ các chỉ tiêu trên hóa đơn và tên đơn vị mua hàng, mã số thuế phải là mã số thuế của công ty. Những hóa đơn trên 20 triệu thì công ty công ty làm giấy đề nghị thanh toán bằng chuyển khoản (Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt)

4. Định khoản

Bước 1: Quyết toán tạm ứng các khoản chi phí

Căn cứ vào hóa đơn chứng từ mà anh Trần Văn hòa đi công tác tt bằng tiền tạm ứng

Nợ TK 6418: 1,081,818 đ
Nợ TK 1331: 108,182 đ
Có TK 141: 1,190,000 đ

Bước 2: Thu tiền thừa do anh Trần Văn Hòa sử dụng chưa hết

Nợ TK 1111: 810,000 đ
Có TK 141: 810,000 đ

5. Thông tin tham khảo mở rộng

Khi tạm ứng cho nhân viên thì cần có những chứng từ sau:

– Khi cá nhân tạm ứng tiền cần có những chứng từ sau:

+ Giấy đề nghị tạm ứng tiền.

+ Nếu cá nhân đi công tác thì cần thêm những chứng từ sau:

– Đề xuất công tác.

– Giấy đi đường.

– Quyết định của ban giám đốc cử đi công tác.

– Lịch trình công tác.

– Sau khi công tác về phải thanh toán tạm ứng:

+ Giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng.

+ Bảng thanh toán tạm ứng kèm theo các chứng từ gốc.

+ Nếu số tạm ứng thừa so với chi phí đi công tác thì phải hoàn nhập tạm ứng hoặc trừ vào lương của người lao động.

+ Giấy đi đường.

+ Và các chứng từ khác ( Nếu có)

Khi cá nhận tạm ứng tiền thì phải hoàn ứng hết khoản tạm ứng này mới được tạm ứng tiếp các khoản khác.

Hóa đơn GTGT khi làm thanh toán phải đầy đủ các chỉ tiêu trên hóa đơn và tên đơn vị mua hàng, mã số thuế phải là mã số thuế của công ty. Những hóa đơn trên 20 triệu thì công ty công ty làm giấy đề nghị thanh toán bằng chuyển khoản (Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt);

Hạch toán kế toán khoản tạm ứng

– Khi tạm ứng tiền mặt hoặc vật tư cho người lao động:

Nợ TK 141– Tạm ứng

Có các TK 111, 112, 152

– Khi thực hiện xong công việc được giao, người nhận tạm ứng lập Bảng thanh toán tạm ứng kèm theo các chứng từ gốc để quyết toán khoản tạm ứng:

Nợ các TK 152, 153, 156, 621, 627, 642 …

Nợ TK 1331 Nếu có.

Có TK 141

– Xử lý khoản tạm ứng

+ Nếu khoản tạm ứng sử dụng không hết, phải hoàn ứng, nhập lại quỹ, nhập lại kho hoặc trừ vào lương của người tạm ứng:

Nợ TK 111 Nhập tiền mặt vào quỹ

Nợ TK 152 Nhập nguyên vật liệu thừa vào kho

Nợ TK 334 Trừ vào lương của người tạm ứng

Có TK 141 Số tiền tạm ứng còn thừa

+ Nếu số thực chi lớn hơn số đã nhận tạm ứng, kế toán lập phiếu chi để thanh toán thêm cho người nhận tạm ứng:

Nợ TK 141

Có TK 111

Lưu ý: Đối với khoản tạm ứng tiền lương cho người lao động doanh nghiệp hạch toán vào TK 334 mà không được hạch toán vào TK 141.

Nợ TK 334

Có TK 111